Il diritto di accesso agli atti amministrativi: l’accesso procedimentale
Egregio Avvocato
Pubblicato il 4 ott. 2021 · tempo di lettura 6 minuti
Il diritto di accesso agli atti amministrativi, in ossequio al principio di trasparenza dell’azione pubblica, consente ai cittadini di ottenere una informazione qualificata, di accedere ai documenti amministrativi e conoscere, nei limiti precisati dalla legge, lo stato dei procedimenti amministrativi che li riguardano, seguendo le fasi attraverso cui l’attività amministrativa si articola.
Vediamo come tale diritto è riconosciuto e tutelato nel nostro ordinamento.
- Che cosa si intende per “diritto di accesso agli atti amministrativi”?
- Le tre tipologie di accesso codificate dal legislatore: cenni
- L’accesso procedimentale
3.1. Presupposti
3.2. Limiti
3.3. Procedimento
1 - Che cosa si intende per “diritto di accesso agli atti amministrativi”?
Il diritto di accesso è uno strumento che consente la partecipazione dei cittadini all’azione amministrativa, permettendo loro di esercitare un controllo sull’agire pubblico.
Si tratta di un istituto che affonda le proprie radici nel principio di trasparenza della Pubblica Amministrazione. Per trasparenza, in particolare, si intende l’accessibilità dei dati e dei documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, allo scopo di tutelare i diritti dei cittadini e di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche. La trasparenza, pertanto, concorre a attuare i principi costituzionali di eguaglianza, imparzialità, buon andamento, responsabilità, efficacia ed efficienza nell’utilizzo di risorse.
Come principio ha un fondamento espresso in ambito sovranazionale: l’art. 15 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea (TFUE) e l’art. 42 della Carta dei diritti fondamentali dell’UE affermano, infatti, che “Qualsiasi cittadino dell'Unione e qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro ha il diritto di accedere ai documenti delle istituzioni, organi e organismi dell'Unione, a prescindere dal loro supporto (…)”. Il TFUE, inoltre, impone agli Stati di garantire la trasparenza dei propri lavori e di definire nel proprio regolamento interno disposizioni specifiche riguardanti l'accesso ai propri documenti.
Vediamo allora come l’ordinamento italiano ha disciplinato il diritto di accesso.
2 - Le tipologie di accesso agli atti amministrativi codificate dal legislatore: cenni
Il nostro ordinamento conosce tre diverse tipologie di diritto di accesso agli atti amministrativi, rispondenti a esigenze diverse e caratterizzate da presupposti differenti:
- accesso procedimentale: consente a chiunque abbia un interesse diretto, concreto e attuale di accedere ad un documento e di estrarne copia. Può essere esercitato solo nell’ambito di un procedimento amministrativo, cioè quella particolare procedura che culmina con l’adozione di un provvedimento amministrativo;
- accesso civico: nella sua forma “semplice” consente a chiunque, a prescindere da un interesse diretto, concreto e attuale, di prendere visione dei dati, delle informazioni e dei documenti per cui sussiste un obbligo di pubblicazione in capo alla p.a.; nella sua forma “generalizzata”, invece, consente a chiunque il diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle amministrazioni pubbliche, ulteriori rispetto a quelli per i quali vige un obbligo di pubblicazione.
In questo contributo ci concentreremo sull’accesso procedimentale e approfondiremo, prossimamente, le altre due tipologie di accesso.
3 - Accesso procedimentale
L’accesso procedimentale è disciplinato dalla l. 241/1990 e dal d.p.r. 184/2006: ai sensi dell’art. 10 della l. 241/1990 consiste nel diritto di “prendere visione degli atti del procedimento”. Questa tipologia di accesso, pertanto, può esercitarsi soltanto nell’ambito di un procedimento amministrativo.
3.1 - Presupposti
Come abbiamo anticipato, i soggetti legittimati ad esercitare il diritto di accesso sono, ai sensi dell’art. 22 della l. 241/1990 tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso”. Pertanto, la facoltà di accedere ai documenti detenuti dalla p.a. non è attribuita a chiunque ma unicamente ai soggetti titolari di una posizione differenziata e collegata al documento di cui si chiede l’ostensione.
I soggetti passivi del diritto di accesso, cioè coloro nei confronti dei quali il diritto si esercita, sono le pubbliche amministrazioni, le aziende autonome e speciali, gli enti pubblici e i gestori di pubblici servizi, nonché i privati limitatamente alla loro attività di pubblico interesse.
Oggetto del diritto di accesso sono i “documenti amministrativi”, nel senso precisato dall’art. 22 della l. 241/1990. Si tratta di una definizione ampia, che comprende atti non solo scritti su supporto cartaceo ma anche in formato digitale; non soltanto i provvedimenti finali ma anche gli atti interni o endoprocedimentali; non solo gli atti amministrativi ma anche gli atti formati dai privati che confluiscono nel procedimento, come pareri legali o progetti tecnici.
3.2 - Limiti
L’art. 24 l. 241/1990 prevede, poi, alcune ipotesi di esclusione dal diritto di accesso. In primo luogo, non sono suscettibili di essere conosciuti dai cittadini:
- i documenti coperti da segreto di Stato;
- i documenti oggetto di segreto o di divieto di divulgazione espressamente previsti dalla legge;
- i procedimenti tributari;
- l'attività della pubblica amministrazione diretta all'emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione;
- i procedimenti selettivi, nei confronti dei documenti amministrativi contenenti informazioni di carattere psicoattitudinale relativi a terzi.
È previsto, inoltre, un generale divieto dell’accesso che sia finalizzato ad un controllo generalizzato dell'operato delle pubbliche amministrazioni.
3.3 - Procedimento
Per poter accedere a un documento amministrativo, l’interessato deve presentare un’istanza di accesso all’amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente. Tale richiesta deve essere motivata, deve contenere l’indicazione degli estremi del documento e deve far constatare l’identità del richiedente.
L’istanza può essere presentata fino a quando la pubblica amministrazione ha l’obbligo di detenere i documenti amministrativi ai quali si chiede di accedere.
L’istanza può essere di due tipologie, a seconda delle peculiarità del caso concreto:
- qualora, in base alla natura del documento richiesto non risulti l’esistenza di controinteressati (soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall’esercizio del diritto di accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza), l’accesso è informale: può essere esercitato mediante richiesta, anche verbale, all’ufficio dell’amministrazione, che esamina immediatamente e senza formalità la richiesta e la accoglie mediante esibizione del documento, estrazione di copie, ovvero altra modalità idonea;
- qualora, invece, risulti, alla stregua delle informazioni esistenti, l'esistenza di controinteressati ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse ovvero sull'accessibilità del documento, l’accesso è formale: l’istante dovrà formalizzare l’istanza utilizzando l'apposito modulo (chiamato “Richiesta di accesso agli atti”) da presentare all'ufficio che detiene l'atto o allo Sportello Unico Servizi.
A seguito della domanda di accesso, si aprono quattro possibili scenari:
- l’amministrazione accoglie l’istanza: in questo caso il privato può esercitare il diritto di accesso mediante esame gratuito ed estrazione di copia del documento, quest’ultima subordinata al rimborso del costo di riproduzione; l’esame è effettuato direttamente dal richiedente o da persona da lui incaricata. L’amministrazione può anche accogliere parzialmente l’istanza, limitando la portata dell’accesso solo ad alcune parti del documento: in questo caso deve espressamente motivare la propria scelta;
- l’amministrazione differisce l’accesso: in questo caso l’amministrazione deve motivare le ragioni per cui ritiene opportuno differire l’accesso. La legge prevede, inoltre, che l’accesso non può essere negato laddove sia sufficiente fare ricorso al potere di differimento;
- l’amministrazione nega l’accesso: il rifiuto può avvenire quando siano carenti i requisiti di legittimazione del richiedente e di relativa motivazione o quando gli atti richiesti siano sottratti all’accesso; in tal caso c’è un obbligo di motivazione;
- l’amministrazione rimane inerte: ai sensi dell’art. 25 co. 4 l. 241/1990, trascorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta questa si intende respinta (c.d. “silenzio-rigetto”).
Contro il diniego o il differimento dell’accesso, il richiedente può presentare un ricorso giurisdizionale al giudice competente o un ricorso amministrativo al difensore civico (per gli atti degli enti territoriali) o alla Commissione nazionale per l’accesso (per gli atti delle amministrazioni statali).
Il ricorso deve essere notificato agli eventuali controinteressati e deve essere presentato nel termine di trenta giorni dalla piena conoscenza del provvedimento impugnato o dalla formazione del silenzio rigetto sulla richiesta d'accesso. Nel termine di quindici giorni dall'avvenuta comunicazione i controinteressati possono presentare le loro controdeduzioni.
Editor: dott.ssa Elena Pullano
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I diritti del concepito
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Le persone fisiche acquistano, al momento della nascita, la capacità giuridica, cioè la capacità di essere titolari di quasi tutte le situazioni giuridiche soggettive connesse alla tutela dei propri interessi. Tuttavia, la legge attribuisce alcuni diritti anche al soggetto che, già concepito, non sia ancora nato. Vediamo, quindi, quale è la posizione del concepito nell’ordinamento italiano. Premessa: la nozione di “nascita”I diritti del concepito 2.1 … nel codice civile 2.2 … nella normativa complementare 2.3 … nella giurisprudenza1. Premessa: la nozione di “nascita”La legge italiana non dà la definizione di “nascita”. A questo scopo, quindi, occorre fare riferimento alla scienza medico-legale.Più in particolare, si ha la nascita con l’acquisizione della piena indipendenza dal corpo materno che si realizza con l’inizio della respirazione polmonare; le funzioni circolatoria e nervosa sono, invece, preesistenti. Di conseguenza, nel dubbio se la morte sia sopravvenuta dopo la nascita, sarà necessario accertare se i polmoni hanno respirato o meno.Come abbiamo anticipato, la nascita è condizione necessaria e, di regola, sufficiente per l’acquisto della capacità giuridica, cioè per l’acquisto della qualità di soggetto del diritto.A questo scopo, è sufficiente la circostanza della nascita, non essendo invece necessaria anche la vitalità, cioè l’idoneità fisica alla sopravvivenza. Ne consegue che se il neonato muore subito dopo la nascita, ha comunque acquisito, seppure per pochi istanti, la capacità giuridica, con quel che ne consegue ad esempio in temi di diritti successori. Da ultimo occorre ricordare che, secondo quanto previsto dal D.P.R. 3 novembre 2000, n. 396, uno dei genitori deve, entro dieci giorni, dichiarare l’evento della nascita all’ufficiale dello stato civile affinché venga formato l’atto di nascita. Oltre al genitore, sono legittimati a rilasciare la dichiarazione di nascita anche i procuratori speciali e coloro che abbiano assistito al parto (come il medico o l’ostetrico). Peraltro, se la nascita avviene in un ospedale o in una casa di cura, la dichiarazione può essere resa entro tre giorni direttamente presso la relativa direzione sanitaria, che la trasmetterà all’ufficiale dello stato civile.2. I diritti del concepitoCome abbiamo anticipato, l’ordinamento italiano riconosce una serie di diritti in favore del concepito.C’è, tuttavia, un limiti: ai sensi dell’art. 1 co. 2 c.c., “i diritti che la legge riconosce a favore del concepito sono subordinati all’evento della nascita”. In altri termini, potranno essere fatti valere solo se e quando avvenga la nascita; altrimenti dovranno considerarsi come mai entrati nella sua sfera giuridica del concepito.2.1 … nel codice civileIl codice civile attribuisce al concepito:a) la capacità di succedere per causa di morte, ai sensi dell’art. 462 co. 1 c.c.. Più in particolare, “Sono capaci di succedere tutti coloro che sono nati o concepiti al tempo dell'apertura della successione”. A questo proposito, salvo che sia diversamente provato, si presume concepito al tempo dell'apertura della successione chi è nato entro trecento giorni dalla morte della persona della cui successione si tratta. Ad esempio, se il padre muore dopo il concepimento, ma prima della nascita del figlio, l’eredità si devolve anche a favore di quest’ultimo, seppure non ancora nato all’epoca dell’apertura della successione.L’art. 462 co. 3 c.c., inoltre, prevede che possano ricevere per testamento anche i figli di una persona vivente al tempo della morte del testatore, anche se non ancora concepiti. b) la capacità di ricevere per donazione, ai sensi dell’art. 784 co. 1 c.c.. In modo speculare a quanto previsto in materia di successioni, la donazione può essere fatta anche a favore di chi è soltanto concepito o a favore dei figli di una determinata persona vivente al tempo della donazione, seppur non ancora concepiti. 2.2 … nella normativa complementareAl di fuori del codice civile, sono dedicate al concepito: a) Norme in materia di procreazione medicalmente assistita (legge 19 febbraio 2004, n. 40). L’art. 1, co. 1 assicura espressamente tutela ai diritti del concepito nell’ambito della procreazione medicalmente assistita, in quanto soggetto coinvolto nella procedura.b) Norme in materia di tutela sociale della maternità e di interruzione volontaria della gravidanza (legge 22 maggio 1978, n. 194). Secondo l’art. 1 co. 1, lo Stato deve tutelare la vita umana “dal suo inizio”, quindi fin dal momento del concepimento. c) Norme in materia di istituzione dei consultori familiari (legge 29 luglio 1975, 405 ). 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