Il diritto di accesso agli atti amministrativi: l’accesso procedimentale
Egregio Avvocato
Pubblicato il 4 ott. 2021 · tempo di lettura 6 minuti
Il diritto di accesso agli atti amministrativi, in ossequio al principio di trasparenza dell’azione pubblica, consente ai cittadini di ottenere una informazione qualificata, di accedere ai documenti amministrativi e conoscere, nei limiti precisati dalla legge, lo stato dei procedimenti amministrativi che li riguardano, seguendo le fasi attraverso cui l’attività amministrativa si articola.
Vediamo come tale diritto è riconosciuto e tutelato nel nostro ordinamento.
- Che cosa si intende per “diritto di accesso agli atti amministrativi”?
- Le tre tipologie di accesso codificate dal legislatore: cenni
- L’accesso procedimentale
3.1. Presupposti
3.2. Limiti
3.3. Procedimento
1 - Che cosa si intende per “diritto di accesso agli atti amministrativi”?
Il diritto di accesso è uno strumento che consente la partecipazione dei cittadini all’azione amministrativa, permettendo loro di esercitare un controllo sull’agire pubblico.
Si tratta di un istituto che affonda le proprie radici nel principio di trasparenza della Pubblica Amministrazione. Per trasparenza, in particolare, si intende l’accessibilità dei dati e dei documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, allo scopo di tutelare i diritti dei cittadini e di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche. La trasparenza, pertanto, concorre a attuare i principi costituzionali di eguaglianza, imparzialità, buon andamento, responsabilità, efficacia ed efficienza nell’utilizzo di risorse.
Come principio ha un fondamento espresso in ambito sovranazionale: l’art. 15 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea (TFUE) e l’art. 42 della Carta dei diritti fondamentali dell’UE affermano, infatti, che “Qualsiasi cittadino dell'Unione e qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro ha il diritto di accedere ai documenti delle istituzioni, organi e organismi dell'Unione, a prescindere dal loro supporto (…)”. Il TFUE, inoltre, impone agli Stati di garantire la trasparenza dei propri lavori e di definire nel proprio regolamento interno disposizioni specifiche riguardanti l'accesso ai propri documenti.
Vediamo allora come l’ordinamento italiano ha disciplinato il diritto di accesso.
2 - Le tipologie di accesso agli atti amministrativi codificate dal legislatore: cenni
Il nostro ordinamento conosce tre diverse tipologie di diritto di accesso agli atti amministrativi, rispondenti a esigenze diverse e caratterizzate da presupposti differenti:
- accesso procedimentale: consente a chiunque abbia un interesse diretto, concreto e attuale di accedere ad un documento e di estrarne copia. Può essere esercitato solo nell’ambito di un procedimento amministrativo, cioè quella particolare procedura che culmina con l’adozione di un provvedimento amministrativo;
- accesso civico: nella sua forma “semplice” consente a chiunque, a prescindere da un interesse diretto, concreto e attuale, di prendere visione dei dati, delle informazioni e dei documenti per cui sussiste un obbligo di pubblicazione in capo alla p.a.; nella sua forma “generalizzata”, invece, consente a chiunque il diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle amministrazioni pubbliche, ulteriori rispetto a quelli per i quali vige un obbligo di pubblicazione.
In questo contributo ci concentreremo sull’accesso procedimentale e approfondiremo, prossimamente, le altre due tipologie di accesso.
3 - Accesso procedimentale
L’accesso procedimentale è disciplinato dalla l. 241/1990 e dal d.p.r. 184/2006: ai sensi dell’art. 10 della l. 241/1990 consiste nel diritto di “prendere visione degli atti del procedimento”. Questa tipologia di accesso, pertanto, può esercitarsi soltanto nell’ambito di un procedimento amministrativo.
3.1 - Presupposti
Come abbiamo anticipato, i soggetti legittimati ad esercitare il diritto di accesso sono, ai sensi dell’art. 22 della l. 241/1990 tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso”. Pertanto, la facoltà di accedere ai documenti detenuti dalla p.a. non è attribuita a chiunque ma unicamente ai soggetti titolari di una posizione differenziata e collegata al documento di cui si chiede l’ostensione.
I soggetti passivi del diritto di accesso, cioè coloro nei confronti dei quali il diritto si esercita, sono le pubbliche amministrazioni, le aziende autonome e speciali, gli enti pubblici e i gestori di pubblici servizi, nonché i privati limitatamente alla loro attività di pubblico interesse.
Oggetto del diritto di accesso sono i “documenti amministrativi”, nel senso precisato dall’art. 22 della l. 241/1990. Si tratta di una definizione ampia, che comprende atti non solo scritti su supporto cartaceo ma anche in formato digitale; non soltanto i provvedimenti finali ma anche gli atti interni o endoprocedimentali; non solo gli atti amministrativi ma anche gli atti formati dai privati che confluiscono nel procedimento, come pareri legali o progetti tecnici.
3.2 - Limiti
L’art. 24 l. 241/1990 prevede, poi, alcune ipotesi di esclusione dal diritto di accesso. In primo luogo, non sono suscettibili di essere conosciuti dai cittadini:
- i documenti coperti da segreto di Stato;
- i documenti oggetto di segreto o di divieto di divulgazione espressamente previsti dalla legge;
- i procedimenti tributari;
- l'attività della pubblica amministrazione diretta all'emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione;
- i procedimenti selettivi, nei confronti dei documenti amministrativi contenenti informazioni di carattere psicoattitudinale relativi a terzi.
È previsto, inoltre, un generale divieto dell’accesso che sia finalizzato ad un controllo generalizzato dell'operato delle pubbliche amministrazioni.
3.3 - Procedimento
Per poter accedere a un documento amministrativo, l’interessato deve presentare un’istanza di accesso all’amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente. Tale richiesta deve essere motivata, deve contenere l’indicazione degli estremi del documento e deve far constatare l’identità del richiedente.
L’istanza può essere presentata fino a quando la pubblica amministrazione ha l’obbligo di detenere i documenti amministrativi ai quali si chiede di accedere.
L’istanza può essere di due tipologie, a seconda delle peculiarità del caso concreto:
- qualora, in base alla natura del documento richiesto non risulti l’esistenza di controinteressati (soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall’esercizio del diritto di accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza), l’accesso è informale: può essere esercitato mediante richiesta, anche verbale, all’ufficio dell’amministrazione, che esamina immediatamente e senza formalità la richiesta e la accoglie mediante esibizione del documento, estrazione di copie, ovvero altra modalità idonea;
- qualora, invece, risulti, alla stregua delle informazioni esistenti, l'esistenza di controinteressati ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse ovvero sull'accessibilità del documento, l’accesso è formale: l’istante dovrà formalizzare l’istanza utilizzando l'apposito modulo (chiamato “Richiesta di accesso agli atti”) da presentare all'ufficio che detiene l'atto o allo Sportello Unico Servizi.
A seguito della domanda di accesso, si aprono quattro possibili scenari:
- l’amministrazione accoglie l’istanza: in questo caso il privato può esercitare il diritto di accesso mediante esame gratuito ed estrazione di copia del documento, quest’ultima subordinata al rimborso del costo di riproduzione; l’esame è effettuato direttamente dal richiedente o da persona da lui incaricata. L’amministrazione può anche accogliere parzialmente l’istanza, limitando la portata dell’accesso solo ad alcune parti del documento: in questo caso deve espressamente motivare la propria scelta;
- l’amministrazione differisce l’accesso: in questo caso l’amministrazione deve motivare le ragioni per cui ritiene opportuno differire l’accesso. La legge prevede, inoltre, che l’accesso non può essere negato laddove sia sufficiente fare ricorso al potere di differimento;
- l’amministrazione nega l’accesso: il rifiuto può avvenire quando siano carenti i requisiti di legittimazione del richiedente e di relativa motivazione o quando gli atti richiesti siano sottratti all’accesso; in tal caso c’è un obbligo di motivazione;
- l’amministrazione rimane inerte: ai sensi dell’art. 25 co. 4 l. 241/1990, trascorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta questa si intende respinta (c.d. “silenzio-rigetto”).
Contro il diniego o il differimento dell’accesso, il richiedente può presentare un ricorso giurisdizionale al giudice competente o un ricorso amministrativo al difensore civico (per gli atti degli enti territoriali) o alla Commissione nazionale per l’accesso (per gli atti delle amministrazioni statali).
Il ricorso deve essere notificato agli eventuali controinteressati e deve essere presentato nel termine di trenta giorni dalla piena conoscenza del provvedimento impugnato o dalla formazione del silenzio rigetto sulla richiesta d'accesso. Nel termine di quindici giorni dall'avvenuta comunicazione i controinteressati possono presentare le loro controdeduzioni.
Editor: dott.ssa Elena Pullano
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E quale responsabilità grava per l’ente pubblico?L’articolo 14 del Decreto Legislativo n. 285/1992, noto come Codice della Strada, dispone che gli enti proprietari, al fine di garantire la sicurezza e la fluidità della circolazione, provvedono alla manutenzione, alla gestione e alla pulizie delle strade. Ne consegue che, ad esempio, laddove la strada sia comunale, il soggetto responsabile è il Comune e così via.Una volta appurato il soggetto responsabile, è necessario anche capire quale tipo di responsabilità gravi sull’ente pubblico.Sul punto, la giurisprudenza è, ormai, definitivamente orientata nel senso della responsabilità da cose in custodia, ai sensi dell’articolo 2051 del codice civile, superando il vecchio orientamento per il quale si optava per la responsabilità extracontrattuale di cui all’articolo 2043 del codice civile.La differenza principale consiste nel diverso onere probatorio a carico del danneggiato. 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Ma sono configurabili ipotesi di esclusione della Pubblica Amministrazione?La risposta è affermativa e vi sono, in particolare, due casi da dover menzionare.Innanzitutto, la Pubblica Amministrazione non è responsabile laddove dimostri che l’evento lesivo si sia verificato a seguito del cosiddetto caso fortuito non riconducibile alla cosa (ad esempio una buca) ma ad un elemento esterno che abbia i caratteri della oggettiva imprevedibilità e inevitabilità che può essere costituito da forza maggiore (es. temporale, nubifragio o calamità naturale) o da fatto del terzo (es. cantiere stradale in cui l’area risulti completamente recintata e affidata alla custodia dell’appaltatore).Altra causa di esclusione di responsabilità per la Pubblica Amministrazione o, quanto meno, di un concorso di colpa è rappresentata dalla condotta dello stesso danneggiato.Gli utenti della strada, infatti, sono gravati secondo il principio di autoresponsabilità, codificato dall’articolo 1227 del codice civile, e di un dovere generale di attenzione e diligenza, in base al quale il comportamento del soggetto danneggiato contrario alla cosiddetta ordinaria diligenza, può incidere sulla responsabilità della Pubblica Amministrazione, sino a limitarla o escluderla. 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In materia di provvedimenti riguardanti i minori, la giurisprudenza di legittimità ribadisce costantemente che il criterio guida di ogni decisione giudiziale è rappresentato dall’interesse superiore del minore, da valutarsi con riferimento alla situazione concreta esistente al momento della decisione. Ne discende che il Giudice è tenuto a considerare anche i mutamenti intervenuti nel corso del procedimento e, in presenza di circostanze sopravvenute idonee a incidere negativamente sul benessere psicofisico del minore, può modificare l’assetto delle relazioni familiari precedentemente stabilito.In tale cornice si collocano le sentenze della Corte di Cassazione nn. 9144 e 9145 del 2020, le quali affrontano il tema del diritto degli ascendenti a mantenere rapporti significativi con i nipoti, chiarendone limiti, presupposti e natura giuridica.La Suprema Corte ha precisato che il riconoscimento del diritto di visita dei nonni non si configura come un diritto soggettivo pieno ed autonomo, bensì come una situazione giuridica funzionalmente subordinata all’interesse esclusivo del minore. Tale impostazione trova fondamento nell’art. 317-bis, comma 2, c.c., nonché nei principi sovranazionali sanciti dall’art. 24 della Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea e dall’art. 3 della Convenzione di New York sui diritti del fanciullo.La frequentazione con gli ascendenti assume rilevanza giuridica solo nella misura in cui sia idonea a contribuire positivamente allo sviluppo armonico della personalità del minore e si inserisca in una fruttuosa cooperazione educativa con i genitori, titolari esclusivi della responsabilità genitoriale.Con la sentenza n. 9145/2020 la Corte di Cassazione ha respinto il ricorso proposto da un nonno avverso la decisione di merito che aveva modificato in senso restrittivo il regime di incontri con le nipotine. Nel caso di specie, le indagini svolte dai servizi sociali avevano evidenziato un marcato deterioramento dei rapporti tra il nonno e i genitori delle minori, tale da generare una condizione di disagio emotivo nelle bambine e da incidere negativamente sulla serenità del nucleo familiare.Secondo la Corte, la conflittualità tra gli adulti e l’assenza di una cooperazione educativa rendevano la frequentazione non solo improduttiva, ma potenzialmente pregiudizievole per le minori, giustificando così la revisione “in peius” delle modalità di esercizio del diritto di visita.Analoga conclusione è stata raggiunta nella sentenza n. 9144/2020, relativa al ricorso di una nonna acquisita, nuova compagna del nonno, la quale aveva instaurato con le minori un rapporto caratterizzato da atteggiamenti critici e invasivi rispetto alle scelte educative dei genitori.Pur in presenza di un legame affettivo inizialmente favorito dagli stessi genitori, la Corte ha ritenuto legittima la decisione di modificare le modalità di frequentazione, in quanto l’ingerenza educativa e la costante critica all’operato genitoriale interferivano con il progetto educativo familiare e rischiavano di compromettere l’equilibrato sviluppo psicofisico delle minori.Dalle pronunce in esame emerge con chiarezza l’ampiezza dei poteri officiosi attribuiti al Giudice, il quale può adottare, anche d’ufficio, tutti i provvedimenti ritenuti opportuni per garantire il benessere del minore, inclusa la modifica delle modalità di frequentazione con gli ascendenti.Tali poteri trovano giustificazione nella necessità di adeguare le decisioni giudiziarie alla realtà dinamica delle relazioni familiari, soprattutto quando sopravvengano comportamenti o situazioni idonee a turbare lo sviluppo del minore.I principi sopra richiamati sono stati ulteriormente ribaditi dal Tribunale per i Minorenni di Catanzaro con decreto depositato il 31 gennaio (Pres. dott. 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Al contrario, risultava evidente una situazione di forte e persistente conflittualità tra nonni e genitori, alimentata dalla totale disapprovazione dei primi rispetto all’indirizzo educativo adottato dai secondi, nonché da indebite intrusioni nella privacy familiare.Il Tribunale ha sottolineato come tali condotte costituissero un fattore di interferenza negativa sul progetto educativo e sull’armonico sviluppo della personalità delle minori, escludendo che una frequentazione imposta in via giudiziaria, in un clima apertamente ostile, potesse rispondere al loro interesse.Dalla ricostruzione giurisprudenziale emerge un orientamento ormai consolidato:il rapporto tra nonni e nipoti, pur riconosciuto come valore affettivo e relazionale, non può tradursi in una indebita ingerenza nelle prerogative genitoriali. L’educazione dei figli spetta esclusivamente ai genitori, mentre agli ascendenti compete un ruolo di supporto affettivo, da esercitarsi nel rispetto dei confini educativi familiari.In presenza di comportamenti invasivi, conflittuali o comunque idonei a compromettere il benessere del minore, il Giudice può legittimamente limitare o modificare il diritto di visita degli ascendenti. Il bene primario da tutelare resta il benessere psicofisico del minore, a fronte del quale ogni altro interesse è destinato a recedere.
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