Il diritto di accesso agli atti amministrativi: l’accesso procedimentale
Egregio Avvocato
Pubblicato il 4 ott. 2021 · tempo di lettura 6 minuti
Il diritto di accesso agli atti amministrativi, in ossequio al principio di trasparenza dell’azione pubblica, consente ai cittadini di ottenere una informazione qualificata, di accedere ai documenti amministrativi e conoscere, nei limiti precisati dalla legge, lo stato dei procedimenti amministrativi che li riguardano, seguendo le fasi attraverso cui l’attività amministrativa si articola.
Vediamo come tale diritto è riconosciuto e tutelato nel nostro ordinamento.
- Che cosa si intende per “diritto di accesso agli atti amministrativi”?
- Le tre tipologie di accesso codificate dal legislatore: cenni
- L’accesso procedimentale
3.1. Presupposti
3.2. Limiti
3.3. Procedimento
1 - Che cosa si intende per “diritto di accesso agli atti amministrativi”?
Il diritto di accesso è uno strumento che consente la partecipazione dei cittadini all’azione amministrativa, permettendo loro di esercitare un controllo sull’agire pubblico.
Si tratta di un istituto che affonda le proprie radici nel principio di trasparenza della Pubblica Amministrazione. Per trasparenza, in particolare, si intende l’accessibilità dei dati e dei documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, allo scopo di tutelare i diritti dei cittadini e di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche. La trasparenza, pertanto, concorre a attuare i principi costituzionali di eguaglianza, imparzialità, buon andamento, responsabilità, efficacia ed efficienza nell’utilizzo di risorse.
Come principio ha un fondamento espresso in ambito sovranazionale: l’art. 15 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea (TFUE) e l’art. 42 della Carta dei diritti fondamentali dell’UE affermano, infatti, che “Qualsiasi cittadino dell'Unione e qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro ha il diritto di accedere ai documenti delle istituzioni, organi e organismi dell'Unione, a prescindere dal loro supporto (…)”. Il TFUE, inoltre, impone agli Stati di garantire la trasparenza dei propri lavori e di definire nel proprio regolamento interno disposizioni specifiche riguardanti l'accesso ai propri documenti.
Vediamo allora come l’ordinamento italiano ha disciplinato il diritto di accesso.
2 - Le tipologie di accesso agli atti amministrativi codificate dal legislatore: cenni
Il nostro ordinamento conosce tre diverse tipologie di diritto di accesso agli atti amministrativi, rispondenti a esigenze diverse e caratterizzate da presupposti differenti:
- accesso procedimentale: consente a chiunque abbia un interesse diretto, concreto e attuale di accedere ad un documento e di estrarne copia. Può essere esercitato solo nell’ambito di un procedimento amministrativo, cioè quella particolare procedura che culmina con l’adozione di un provvedimento amministrativo;
- accesso civico: nella sua forma “semplice” consente a chiunque, a prescindere da un interesse diretto, concreto e attuale, di prendere visione dei dati, delle informazioni e dei documenti per cui sussiste un obbligo di pubblicazione in capo alla p.a.; nella sua forma “generalizzata”, invece, consente a chiunque il diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle amministrazioni pubbliche, ulteriori rispetto a quelli per i quali vige un obbligo di pubblicazione.
In questo contributo ci concentreremo sull’accesso procedimentale e approfondiremo, prossimamente, le altre due tipologie di accesso.
3 - Accesso procedimentale
L’accesso procedimentale è disciplinato dalla l. 241/1990 e dal d.p.r. 184/2006: ai sensi dell’art. 10 della l. 241/1990 consiste nel diritto di “prendere visione degli atti del procedimento”. Questa tipologia di accesso, pertanto, può esercitarsi soltanto nell’ambito di un procedimento amministrativo.
3.1 - Presupposti
Come abbiamo anticipato, i soggetti legittimati ad esercitare il diritto di accesso sono, ai sensi dell’art. 22 della l. 241/1990 tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso”. Pertanto, la facoltà di accedere ai documenti detenuti dalla p.a. non è attribuita a chiunque ma unicamente ai soggetti titolari di una posizione differenziata e collegata al documento di cui si chiede l’ostensione.
I soggetti passivi del diritto di accesso, cioè coloro nei confronti dei quali il diritto si esercita, sono le pubbliche amministrazioni, le aziende autonome e speciali, gli enti pubblici e i gestori di pubblici servizi, nonché i privati limitatamente alla loro attività di pubblico interesse.
Oggetto del diritto di accesso sono i “documenti amministrativi”, nel senso precisato dall’art. 22 della l. 241/1990. Si tratta di una definizione ampia, che comprende atti non solo scritti su supporto cartaceo ma anche in formato digitale; non soltanto i provvedimenti finali ma anche gli atti interni o endoprocedimentali; non solo gli atti amministrativi ma anche gli atti formati dai privati che confluiscono nel procedimento, come pareri legali o progetti tecnici.
3.2 - Limiti
L’art. 24 l. 241/1990 prevede, poi, alcune ipotesi di esclusione dal diritto di accesso. In primo luogo, non sono suscettibili di essere conosciuti dai cittadini:
- i documenti coperti da segreto di Stato;
- i documenti oggetto di segreto o di divieto di divulgazione espressamente previsti dalla legge;
- i procedimenti tributari;
- l'attività della pubblica amministrazione diretta all'emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione;
- i procedimenti selettivi, nei confronti dei documenti amministrativi contenenti informazioni di carattere psicoattitudinale relativi a terzi.
È previsto, inoltre, un generale divieto dell’accesso che sia finalizzato ad un controllo generalizzato dell'operato delle pubbliche amministrazioni.
3.3 - Procedimento
Per poter accedere a un documento amministrativo, l’interessato deve presentare un’istanza di accesso all’amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente. Tale richiesta deve essere motivata, deve contenere l’indicazione degli estremi del documento e deve far constatare l’identità del richiedente.
L’istanza può essere presentata fino a quando la pubblica amministrazione ha l’obbligo di detenere i documenti amministrativi ai quali si chiede di accedere.
L’istanza può essere di due tipologie, a seconda delle peculiarità del caso concreto:
- qualora, in base alla natura del documento richiesto non risulti l’esistenza di controinteressati (soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall’esercizio del diritto di accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza), l’accesso è informale: può essere esercitato mediante richiesta, anche verbale, all’ufficio dell’amministrazione, che esamina immediatamente e senza formalità la richiesta e la accoglie mediante esibizione del documento, estrazione di copie, ovvero altra modalità idonea;
- qualora, invece, risulti, alla stregua delle informazioni esistenti, l'esistenza di controinteressati ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse ovvero sull'accessibilità del documento, l’accesso è formale: l’istante dovrà formalizzare l’istanza utilizzando l'apposito modulo (chiamato “Richiesta di accesso agli atti”) da presentare all'ufficio che detiene l'atto o allo Sportello Unico Servizi.
A seguito della domanda di accesso, si aprono quattro possibili scenari:
- l’amministrazione accoglie l’istanza: in questo caso il privato può esercitare il diritto di accesso mediante esame gratuito ed estrazione di copia del documento, quest’ultima subordinata al rimborso del costo di riproduzione; l’esame è effettuato direttamente dal richiedente o da persona da lui incaricata. L’amministrazione può anche accogliere parzialmente l’istanza, limitando la portata dell’accesso solo ad alcune parti del documento: in questo caso deve espressamente motivare la propria scelta;
- l’amministrazione differisce l’accesso: in questo caso l’amministrazione deve motivare le ragioni per cui ritiene opportuno differire l’accesso. La legge prevede, inoltre, che l’accesso non può essere negato laddove sia sufficiente fare ricorso al potere di differimento;
- l’amministrazione nega l’accesso: il rifiuto può avvenire quando siano carenti i requisiti di legittimazione del richiedente e di relativa motivazione o quando gli atti richiesti siano sottratti all’accesso; in tal caso c’è un obbligo di motivazione;
- l’amministrazione rimane inerte: ai sensi dell’art. 25 co. 4 l. 241/1990, trascorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta questa si intende respinta (c.d. “silenzio-rigetto”).
Contro il diniego o il differimento dell’accesso, il richiedente può presentare un ricorso giurisdizionale al giudice competente o un ricorso amministrativo al difensore civico (per gli atti degli enti territoriali) o alla Commissione nazionale per l’accesso (per gli atti delle amministrazioni statali).
Il ricorso deve essere notificato agli eventuali controinteressati e deve essere presentato nel termine di trenta giorni dalla piena conoscenza del provvedimento impugnato o dalla formazione del silenzio rigetto sulla richiesta d'accesso. Nel termine di quindici giorni dall'avvenuta comunicazione i controinteressati possono presentare le loro controdeduzioni.
Editor: dott.ssa Elena Pullano
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Inoltre, la giurisprudenza richiede anche la sussistenza della proporzionalità: la prestazione deve essere proporzionale ai mezzi di cui l’adempiente dispone e all’interesse che mira a soddisfare. 3 - Ipotesi tipiche e atipiche di obbligazioni naturaliIl legislatore ha previsto esplicitamente delle ipotesi di obbligazioni naturali nel codice civile a fronte delle quali sussiste un dovere morale o sociale, che non è suscettibile di coazione giuridica, ma che una volta adempiuto non consente di chiedere indietro quanto prestato.Ciò avviene, ad esempio, a fronte delle disposizioni fiduciarie (art. 627 co. 2 c.c.): la volontà del defunto, affidata al fiduciario, impegna la coscienza di quest’ultimo. Se il fiduciario spontaneamente esegue quanto disposto dal testatore, trasferendo i beni alla persona voluta dal testatore stesso, non potrà più agire per la ripetizione. Lo stesso è previsto in caso di pagamento di un debito di gioco o di scommessa, alla luce dell’art. 1933 c.c. che espressamente dispone che in questi casi non compete azione.Sono ammesse nell’ordinamento italiano anche delle ipotesi atipiche di obbligazioni naturali: l’intero sistema di diritto privato è orientato alla atipicità delle fonti, quindi pacificamente possono essere previste delle ipotesi atipiche di obbligazioni naturali. Si tratta, ad esempio, dei contributi che vengono dati al convivente more uxorio per il mantenimento durante la convivenza; o anche del pagamento di debiti ultralegali non usurari, che siano stati stabiliti oralmente.4 - Il pagamento del debito prescrittoUn’ipotesi maggiormente problematica è quella del pagamento del debito prescritto. 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È evidente quindi la differenza con le obbligazioni naturali: nel debito prescritto, comunque il creditore ha una pretesa che può far valere in giudizio; mentre nelle obbligazioni naturali il creditore non ha proprio l’azione. Infine, ulteriore argomento a favore della tesi che distingue il pagamento del debito prescritto dalle obbligazioni naturali è quello per cui la prescrizione non ha l’effetto della soluti retentio, quindi della estinzione del rapporto preesistente – come avviene per le obbligazioni naturali. L’unico effetto è quello di creare in capo al debitore un diritto potestativo alla estinzione (che può far valere in via di eccezione): se tale potere non viene esercitato, l’obbligazione civile continua a vivere.Dunque, ai sensi di questa seconda tesi, il debito prescritto è un normale debito, che non viene degradato a debito naturale. 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Ai sensi degli articoli 147 e 148 c.c. l’obbligo di mantenimento dei minori spetta esclusivamente e primariamente ai genitori.Sempre l’articolo 148 c.c. aggiunge che, quando i genitori non hanno mezzi sufficienti, gli altri ascendenti, in ordine di prossimità, sono tenuti a fornire ai genitori i mezzi necessari affinché possano adempiere i loro doveri nei confronti dei figli.L'obbligazione degli ascendenti risulta essere sussidiaria rispetto a quella primaria dei genitori, e non opera quando uno di essi è inadempiente e l'altro sia in grado di mantenerli (Cass. 2 maggio 2018; n. 10419; Cass. civ. 30 settembre 2010, n. 20509).In senso più restrittivo il concorso degli ascendenti deve derivare dall’incapacità dei genitori di provvedere ai bisogni dei figli e non da un loro semplice inadempimentoIl d. lgs. 154/2013 ha trasfuso integralmente il testo dell'art. 148 c.c. nel nuovo art. 316 bis c.c., cosicché i principi sino a oggi espressi con riferimento alla prima norma sono ancora applicabile in funzione della nuova norma (art. 316 bis c.c.).Quali sono i presupposti per esercitare il rimedio dell’art. 316 bis c.c.?Occorre chiamare in causa sia gli ascendenti paterni che materni?Quali sono i rapporti tra il rimedio dell’art. 316 bis c.c. e la causa di separazione?Qual è il procedimento per ottenere l’obbligo di mantenimento ex art. 316 bis c.c.?1 - Quali sono i presupposti per esercitare il rimedio dell’art. 316 bis c.c.?Recentemente la giurisprudenza ha precisato che gli ascendenti sono tenuti a fornire ai genitori i mezzi necessari affinché possano adempiere i loro doveri nei confronti dei figli soltanto se ricorrono i seguenti presupposti: a) il genitore obbligato non versi il proprio contributo al mantenimento e non sia assoggettabile a esecuzione con esiti prevedibilmente fruttuosi; b) l’altro genitore non sia in condizione di mantenere personalmente i figli; c) omissione volontaria da parte di entrambi i genitori. Alla luce dei predetti presupposti, prima di poter agire nei confronti dei nonni, è necessario “tentare” di recuperare le somme dovute nei confronti del genitore inadempiente, attraverso le possibili azioni esecutive.Una volta che queste azioni avranno dato esito negativo, allora (e solo allora) si potrà agire direttamente nei confronti dei nonni.L’obbligo suppletivo dei nonni deve essere monetizzato in relazione alla condizione economica dei genitori, risultando irrilevante la situazione di maggiore o minore benessere dei nuclei familiari di origine. 2 - Occorre chiamare in causa sia gli ascendenti paterni che materni?L’obbligo sussidiario e suppletivo grava su tutti gli ascendenti di pari grado di entrambi i genitori, consegue che la legittimazione passiva spetta ad entrambi i rami.Ovviamente il ricorrente può evitare la chiamata in causa di quegli ascendenti che già collaborino al mantenimento, purché dia prova dell’intervento economica di cui beneficia la prole loro tramite.3 - Quali sono i rapporti tra il rimedio dell’art. 316 bis c.c. e la causa di separazione?Nell’ambito del diritto di famiglia si pone il problema dei reciproci rapporti che intercorrono tra i diversi rimedi processuali azionati contemporaneamente. Si consideri, pendente una separazione, la necessità di ottenere con la massima urgenza un provvedimento coercitivo dell’obbligo di mantenimento in virtù della inadempienza dell’altro genitore.La questione è stata oggetto di interesse dei Tribunali, che hanno elaborato una soluzione ponderata in base alla quale la procedura speciale disciplinata dall’art. 316 bis c.c. è attivabile fino a che non sia celebrata la prima udienza per la comparizione personale dei coniugi, in quanto, fino a quel momento, non esistono provvedimenti provvisori ed urgenti che regolano la vicenda.Pertanto, l’eccezione di inammissibilità dell’azione ex art. 316 bis c.c. per pendenza del giudizio di separazione è fondata solo se il rimedio speciale viene incardinato dopo lo svolgimento della prima udienza. 4 - Qual è il procedimento per ottenere l’obbligo di mantenimento ex art. 316 bis c.c.?L’obbligo di intervento sussidiario dei nonni al mantenimento dei nipoti è disciplinato dal punto di vista procedurale sempre dall’art. 316 bis c.c.Si tratta di una procedura “priva di formalità” speciale a cognizione sommaria in quanto il provvedimento viene emesso all’esisto dell’audizione dell’inadempiente e dell’assunzione di sommarie informazioni.La procedura può essere attivata per ottenere sia la compartecipazione ad un mantenimento già determinato, sia un intervento coercitivo che fissi anche la misura del quantum. 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