Il diritto di accesso agli atti amministrativi: l’accesso procedimentale
Egregio Avvocato
Pubblicato il 4 ott. 2021 · tempo di lettura 6 minuti
Il diritto di accesso agli atti amministrativi, in ossequio al principio di trasparenza dell’azione pubblica, consente ai cittadini di ottenere una informazione qualificata, di accedere ai documenti amministrativi e conoscere, nei limiti precisati dalla legge, lo stato dei procedimenti amministrativi che li riguardano, seguendo le fasi attraverso cui l’attività amministrativa si articola.
Vediamo come tale diritto è riconosciuto e tutelato nel nostro ordinamento.
- Che cosa si intende per “diritto di accesso agli atti amministrativi”?
- Le tre tipologie di accesso codificate dal legislatore: cenni
- L’accesso procedimentale
3.1. Presupposti
3.2. Limiti
3.3. Procedimento
1 - Che cosa si intende per “diritto di accesso agli atti amministrativi”?
Il diritto di accesso è uno strumento che consente la partecipazione dei cittadini all’azione amministrativa, permettendo loro di esercitare un controllo sull’agire pubblico.
Si tratta di un istituto che affonda le proprie radici nel principio di trasparenza della Pubblica Amministrazione. Per trasparenza, in particolare, si intende l’accessibilità dei dati e dei documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, allo scopo di tutelare i diritti dei cittadini e di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche. La trasparenza, pertanto, concorre a attuare i principi costituzionali di eguaglianza, imparzialità, buon andamento, responsabilità, efficacia ed efficienza nell’utilizzo di risorse.
Come principio ha un fondamento espresso in ambito sovranazionale: l’art. 15 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea (TFUE) e l’art. 42 della Carta dei diritti fondamentali dell’UE affermano, infatti, che “Qualsiasi cittadino dell'Unione e qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro ha il diritto di accedere ai documenti delle istituzioni, organi e organismi dell'Unione, a prescindere dal loro supporto (…)”. Il TFUE, inoltre, impone agli Stati di garantire la trasparenza dei propri lavori e di definire nel proprio regolamento interno disposizioni specifiche riguardanti l'accesso ai propri documenti.
Vediamo allora come l’ordinamento italiano ha disciplinato il diritto di accesso.
2 - Le tipologie di accesso agli atti amministrativi codificate dal legislatore: cenni
Il nostro ordinamento conosce tre diverse tipologie di diritto di accesso agli atti amministrativi, rispondenti a esigenze diverse e caratterizzate da presupposti differenti:
- accesso procedimentale: consente a chiunque abbia un interesse diretto, concreto e attuale di accedere ad un documento e di estrarne copia. Può essere esercitato solo nell’ambito di un procedimento amministrativo, cioè quella particolare procedura che culmina con l’adozione di un provvedimento amministrativo;
- accesso civico: nella sua forma “semplice” consente a chiunque, a prescindere da un interesse diretto, concreto e attuale, di prendere visione dei dati, delle informazioni e dei documenti per cui sussiste un obbligo di pubblicazione in capo alla p.a.; nella sua forma “generalizzata”, invece, consente a chiunque il diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle amministrazioni pubbliche, ulteriori rispetto a quelli per i quali vige un obbligo di pubblicazione.
In questo contributo ci concentreremo sull’accesso procedimentale e approfondiremo, prossimamente, le altre due tipologie di accesso.
3 - Accesso procedimentale
L’accesso procedimentale è disciplinato dalla l. 241/1990 e dal d.p.r. 184/2006: ai sensi dell’art. 10 della l. 241/1990 consiste nel diritto di “prendere visione degli atti del procedimento”. Questa tipologia di accesso, pertanto, può esercitarsi soltanto nell’ambito di un procedimento amministrativo.
3.1 - Presupposti
Come abbiamo anticipato, i soggetti legittimati ad esercitare il diritto di accesso sono, ai sensi dell’art. 22 della l. 241/1990 tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso”. Pertanto, la facoltà di accedere ai documenti detenuti dalla p.a. non è attribuita a chiunque ma unicamente ai soggetti titolari di una posizione differenziata e collegata al documento di cui si chiede l’ostensione.
I soggetti passivi del diritto di accesso, cioè coloro nei confronti dei quali il diritto si esercita, sono le pubbliche amministrazioni, le aziende autonome e speciali, gli enti pubblici e i gestori di pubblici servizi, nonché i privati limitatamente alla loro attività di pubblico interesse.
Oggetto del diritto di accesso sono i “documenti amministrativi”, nel senso precisato dall’art. 22 della l. 241/1990. Si tratta di una definizione ampia, che comprende atti non solo scritti su supporto cartaceo ma anche in formato digitale; non soltanto i provvedimenti finali ma anche gli atti interni o endoprocedimentali; non solo gli atti amministrativi ma anche gli atti formati dai privati che confluiscono nel procedimento, come pareri legali o progetti tecnici.
3.2 - Limiti
L’art. 24 l. 241/1990 prevede, poi, alcune ipotesi di esclusione dal diritto di accesso. In primo luogo, non sono suscettibili di essere conosciuti dai cittadini:
- i documenti coperti da segreto di Stato;
- i documenti oggetto di segreto o di divieto di divulgazione espressamente previsti dalla legge;
- i procedimenti tributari;
- l'attività della pubblica amministrazione diretta all'emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione;
- i procedimenti selettivi, nei confronti dei documenti amministrativi contenenti informazioni di carattere psicoattitudinale relativi a terzi.
È previsto, inoltre, un generale divieto dell’accesso che sia finalizzato ad un controllo generalizzato dell'operato delle pubbliche amministrazioni.
3.3 - Procedimento
Per poter accedere a un documento amministrativo, l’interessato deve presentare un’istanza di accesso all’amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente. Tale richiesta deve essere motivata, deve contenere l’indicazione degli estremi del documento e deve far constatare l’identità del richiedente.
L’istanza può essere presentata fino a quando la pubblica amministrazione ha l’obbligo di detenere i documenti amministrativi ai quali si chiede di accedere.
L’istanza può essere di due tipologie, a seconda delle peculiarità del caso concreto:
- qualora, in base alla natura del documento richiesto non risulti l’esistenza di controinteressati (soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall’esercizio del diritto di accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza), l’accesso è informale: può essere esercitato mediante richiesta, anche verbale, all’ufficio dell’amministrazione, che esamina immediatamente e senza formalità la richiesta e la accoglie mediante esibizione del documento, estrazione di copie, ovvero altra modalità idonea;
- qualora, invece, risulti, alla stregua delle informazioni esistenti, l'esistenza di controinteressati ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse ovvero sull'accessibilità del documento, l’accesso è formale: l’istante dovrà formalizzare l’istanza utilizzando l'apposito modulo (chiamato “Richiesta di accesso agli atti”) da presentare all'ufficio che detiene l'atto o allo Sportello Unico Servizi.
A seguito della domanda di accesso, si aprono quattro possibili scenari:
- l’amministrazione accoglie l’istanza: in questo caso il privato può esercitare il diritto di accesso mediante esame gratuito ed estrazione di copia del documento, quest’ultima subordinata al rimborso del costo di riproduzione; l’esame è effettuato direttamente dal richiedente o da persona da lui incaricata. L’amministrazione può anche accogliere parzialmente l’istanza, limitando la portata dell’accesso solo ad alcune parti del documento: in questo caso deve espressamente motivare la propria scelta;
- l’amministrazione differisce l’accesso: in questo caso l’amministrazione deve motivare le ragioni per cui ritiene opportuno differire l’accesso. La legge prevede, inoltre, che l’accesso non può essere negato laddove sia sufficiente fare ricorso al potere di differimento;
- l’amministrazione nega l’accesso: il rifiuto può avvenire quando siano carenti i requisiti di legittimazione del richiedente e di relativa motivazione o quando gli atti richiesti siano sottratti all’accesso; in tal caso c’è un obbligo di motivazione;
- l’amministrazione rimane inerte: ai sensi dell’art. 25 co. 4 l. 241/1990, trascorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta questa si intende respinta (c.d. “silenzio-rigetto”).
Contro il diniego o il differimento dell’accesso, il richiedente può presentare un ricorso giurisdizionale al giudice competente o un ricorso amministrativo al difensore civico (per gli atti degli enti territoriali) o alla Commissione nazionale per l’accesso (per gli atti delle amministrazioni statali).
Il ricorso deve essere notificato agli eventuali controinteressati e deve essere presentato nel termine di trenta giorni dalla piena conoscenza del provvedimento impugnato o dalla formazione del silenzio rigetto sulla richiesta d'accesso. Nel termine di quindici giorni dall'avvenuta comunicazione i controinteressati possono presentare le loro controdeduzioni.
Editor: dott.ssa Elena Pullano
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Genitori separati alle prese con le spese del Battesimo, della Comunione e della Cresima: chi paga e come si ripartiscono?
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L’arrivo della primavera coincide spesso con la stagione delle celebrazioni religiose. Per le famiglie separate, tuttavia, eventi lieti come il Battesimo, la Prima Comunione o la Cresima dei figli possono trasformarsi in terreno di scontro legale, aumentando il conflitto genitoriale. Il nodo del contendere è quasi sempre lo stesso: chi deve pagare le spese per la cerimonia, il ricevimento e i regali?In questo articolo analizzeremo il quadro normativo e i più recenti orientamenti della giurisprudenza di legittimità per fornire una guida chiara a genitori e professionisti.Il primo punto fermo riguarda la classificazione della spesa. Secondo l'orientamento consolidato della Corte di Cassazione e le linee guida dei principali Tribunali italiani (come il Protocollo di Milano e le indicazioni del Consiglio Nazionale Forense), le spese per i sacramenti e i relativi festeggiamenti sono considerate spese straordinarie.A differenza dell’assegno di mantenimento ordinario, che copre i bisogni quotidiani (vitto, abbigliamento di modico valore,utenze,materiale di cancelleria, farmaci da banco ecc.), le spese straordinarie riguardano eventi imprevedibili o eccezionali di rilevante interesse per il percorso educativo e religioso del minore.Trattandosi di decisioni di "maggiore interesse" che incidono sulla sfera educativa e religiosa del figlio, la regola generale prevede che i genitori debbano concordare preventivamente la spesa.Tuttavia, la giurisprudenza recente (si veda Cass. Civ. n. 14564/2023) ha attenuato il rigore di questo principio. Se la spesa è commisurata al tenore di vita della famiglia e risponde all'interesse del minore, il genitore che ha anticipato i costi può richiederne il rimborso pro-quota anche in assenza di un consenso espresso, purché l'altro genitore non abbia manifestato un dissenso motivato tempestivo.Molti decreti di separazione/divorzio prevedono la divisione delle spese straordinarie a metà. Tuttavia, il diritto di famiglia si sta evolvendo verso il principio di proporzionalità: Se esiste una forte disparità economica tra gli ex coniugi, il Giudice può stabilire una ripartizione diversa (es. 70% a carico del genitore più abbiente e 30% all'altro). L'Ordinanza Cass. n. 16322/2025 ha ribadito che il contributo straordinario deve riflettere le reali possibilità economiche delle parti al momento della spesa, superando l'automatismo del riparto paritario se questo risulta iniquo.Non tutto ciò che viene speso per una Comunione è automaticamente rimborsabile. I tribunali distinguono tra spese necessarie concordate e spese voluttuarie: circa le prime, citiamo a titolo di esempio l'abito del minore, offerta per la chiesa, corso di catechismo, bomboniere per i parenti stretti e un pranzo/ricevimento dignitoso. In merito alle seconde, invece, ci riferiamo a festeggiamenti sfarzosi, regali di lusso o servizi fotografici eccessivi.Che succede, quindi in caso in cui le spese programmate unilateralmente siano voluttuarie? In tal caso, se uno dei genitori decide unilateralmente per un ricevimento di lusso, l'altro potrebbe essere tenuto a rimborsare solo la quota relativa a una festa "standard", restando l'eccedenza a carico di chi ha effettuato la scelta.Per ottenere il rimborso, il genitore deve presentare una documentazione fiscale valida. La Sentenza n. 22522/2025 ha confermato che non bastano semplici preventivi o dichiarazioni generiche: occorrono fatture o ricevute che attestino l'effettivo esborso e la pertinenza della spesa con le necessità del figlio.Se un genitore si oppone alla celebrazione per motivi ideologici, il conflitto si sposta dal piano economico a quello della responsabilità genitoriale. In questi casi, il Giudice del Tribunale Ordinario dovrà decidere valutando se la partecipazione al sacramento sia coerente con il percorso di crescita del minore fino a quel momento.Gestire le spese per il Battesimo, la Comunione e la Cresima richiede, in primis, buon senso e, soprattutto, una comunicazione formale preventiva. Inviare un messaggio / e-mail, raccomandata o una PEC con il dettaglio dei costi previsti almeno 30 giorni prima dell'evento resta la soluzione migliore per garantire al figlio un clima di serenità in un giorno così importante e per tutelare il diritto al rimborso. Inoltre, è sempre bene consultare il Protocollo relativo alle spese straordinarie e ordinarie, del proprio Tribunale di competenza.
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