Il diritto di accesso agli atti amministrativi: l’accesso procedimentale
Egregio Avvocato
Pubblicato il 4 ott. 2021 · tempo di lettura 6 minuti
Il diritto di accesso agli atti amministrativi, in ossequio al principio di trasparenza dell’azione pubblica, consente ai cittadini di ottenere una informazione qualificata, di accedere ai documenti amministrativi e conoscere, nei limiti precisati dalla legge, lo stato dei procedimenti amministrativi che li riguardano, seguendo le fasi attraverso cui l’attività amministrativa si articola.
Vediamo come tale diritto è riconosciuto e tutelato nel nostro ordinamento.
- Che cosa si intende per “diritto di accesso agli atti amministrativi”?
- Le tre tipologie di accesso codificate dal legislatore: cenni
- L’accesso procedimentale
3.1. Presupposti
3.2. Limiti
3.3. Procedimento
1 - Che cosa si intende per “diritto di accesso agli atti amministrativi”?
Il diritto di accesso è uno strumento che consente la partecipazione dei cittadini all’azione amministrativa, permettendo loro di esercitare un controllo sull’agire pubblico.
Si tratta di un istituto che affonda le proprie radici nel principio di trasparenza della Pubblica Amministrazione. Per trasparenza, in particolare, si intende l’accessibilità dei dati e dei documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, allo scopo di tutelare i diritti dei cittadini e di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche. La trasparenza, pertanto, concorre a attuare i principi costituzionali di eguaglianza, imparzialità, buon andamento, responsabilità, efficacia ed efficienza nell’utilizzo di risorse.
Come principio ha un fondamento espresso in ambito sovranazionale: l’art. 15 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea (TFUE) e l’art. 42 della Carta dei diritti fondamentali dell’UE affermano, infatti, che “Qualsiasi cittadino dell'Unione e qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro ha il diritto di accedere ai documenti delle istituzioni, organi e organismi dell'Unione, a prescindere dal loro supporto (…)”. Il TFUE, inoltre, impone agli Stati di garantire la trasparenza dei propri lavori e di definire nel proprio regolamento interno disposizioni specifiche riguardanti l'accesso ai propri documenti.
Vediamo allora come l’ordinamento italiano ha disciplinato il diritto di accesso.
2 - Le tipologie di accesso agli atti amministrativi codificate dal legislatore: cenni
Il nostro ordinamento conosce tre diverse tipologie di diritto di accesso agli atti amministrativi, rispondenti a esigenze diverse e caratterizzate da presupposti differenti:
- accesso procedimentale: consente a chiunque abbia un interesse diretto, concreto e attuale di accedere ad un documento e di estrarne copia. Può essere esercitato solo nell’ambito di un procedimento amministrativo, cioè quella particolare procedura che culmina con l’adozione di un provvedimento amministrativo;
- accesso civico: nella sua forma “semplice” consente a chiunque, a prescindere da un interesse diretto, concreto e attuale, di prendere visione dei dati, delle informazioni e dei documenti per cui sussiste un obbligo di pubblicazione in capo alla p.a.; nella sua forma “generalizzata”, invece, consente a chiunque il diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle amministrazioni pubbliche, ulteriori rispetto a quelli per i quali vige un obbligo di pubblicazione.
In questo contributo ci concentreremo sull’accesso procedimentale e approfondiremo, prossimamente, le altre due tipologie di accesso.
3 - Accesso procedimentale
L’accesso procedimentale è disciplinato dalla l. 241/1990 e dal d.p.r. 184/2006: ai sensi dell’art. 10 della l. 241/1990 consiste nel diritto di “prendere visione degli atti del procedimento”. Questa tipologia di accesso, pertanto, può esercitarsi soltanto nell’ambito di un procedimento amministrativo.
3.1 - Presupposti
Come abbiamo anticipato, i soggetti legittimati ad esercitare il diritto di accesso sono, ai sensi dell’art. 22 della l. 241/1990 tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso”. Pertanto, la facoltà di accedere ai documenti detenuti dalla p.a. non è attribuita a chiunque ma unicamente ai soggetti titolari di una posizione differenziata e collegata al documento di cui si chiede l’ostensione.
I soggetti passivi del diritto di accesso, cioè coloro nei confronti dei quali il diritto si esercita, sono le pubbliche amministrazioni, le aziende autonome e speciali, gli enti pubblici e i gestori di pubblici servizi, nonché i privati limitatamente alla loro attività di pubblico interesse.
Oggetto del diritto di accesso sono i “documenti amministrativi”, nel senso precisato dall’art. 22 della l. 241/1990. Si tratta di una definizione ampia, che comprende atti non solo scritti su supporto cartaceo ma anche in formato digitale; non soltanto i provvedimenti finali ma anche gli atti interni o endoprocedimentali; non solo gli atti amministrativi ma anche gli atti formati dai privati che confluiscono nel procedimento, come pareri legali o progetti tecnici.
3.2 - Limiti
L’art. 24 l. 241/1990 prevede, poi, alcune ipotesi di esclusione dal diritto di accesso. In primo luogo, non sono suscettibili di essere conosciuti dai cittadini:
- i documenti coperti da segreto di Stato;
- i documenti oggetto di segreto o di divieto di divulgazione espressamente previsti dalla legge;
- i procedimenti tributari;
- l'attività della pubblica amministrazione diretta all'emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione;
- i procedimenti selettivi, nei confronti dei documenti amministrativi contenenti informazioni di carattere psicoattitudinale relativi a terzi.
È previsto, inoltre, un generale divieto dell’accesso che sia finalizzato ad un controllo generalizzato dell'operato delle pubbliche amministrazioni.
3.3 - Procedimento
Per poter accedere a un documento amministrativo, l’interessato deve presentare un’istanza di accesso all’amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente. Tale richiesta deve essere motivata, deve contenere l’indicazione degli estremi del documento e deve far constatare l’identità del richiedente.
L’istanza può essere presentata fino a quando la pubblica amministrazione ha l’obbligo di detenere i documenti amministrativi ai quali si chiede di accedere.
L’istanza può essere di due tipologie, a seconda delle peculiarità del caso concreto:
- qualora, in base alla natura del documento richiesto non risulti l’esistenza di controinteressati (soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall’esercizio del diritto di accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza), l’accesso è informale: può essere esercitato mediante richiesta, anche verbale, all’ufficio dell’amministrazione, che esamina immediatamente e senza formalità la richiesta e la accoglie mediante esibizione del documento, estrazione di copie, ovvero altra modalità idonea;
- qualora, invece, risulti, alla stregua delle informazioni esistenti, l'esistenza di controinteressati ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse ovvero sull'accessibilità del documento, l’accesso è formale: l’istante dovrà formalizzare l’istanza utilizzando l'apposito modulo (chiamato “Richiesta di accesso agli atti”) da presentare all'ufficio che detiene l'atto o allo Sportello Unico Servizi.
A seguito della domanda di accesso, si aprono quattro possibili scenari:
- l’amministrazione accoglie l’istanza: in questo caso il privato può esercitare il diritto di accesso mediante esame gratuito ed estrazione di copia del documento, quest’ultima subordinata al rimborso del costo di riproduzione; l’esame è effettuato direttamente dal richiedente o da persona da lui incaricata. L’amministrazione può anche accogliere parzialmente l’istanza, limitando la portata dell’accesso solo ad alcune parti del documento: in questo caso deve espressamente motivare la propria scelta;
- l’amministrazione differisce l’accesso: in questo caso l’amministrazione deve motivare le ragioni per cui ritiene opportuno differire l’accesso. La legge prevede, inoltre, che l’accesso non può essere negato laddove sia sufficiente fare ricorso al potere di differimento;
- l’amministrazione nega l’accesso: il rifiuto può avvenire quando siano carenti i requisiti di legittimazione del richiedente e di relativa motivazione o quando gli atti richiesti siano sottratti all’accesso; in tal caso c’è un obbligo di motivazione;
- l’amministrazione rimane inerte: ai sensi dell’art. 25 co. 4 l. 241/1990, trascorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta questa si intende respinta (c.d. “silenzio-rigetto”).
Contro il diniego o il differimento dell’accesso, il richiedente può presentare un ricorso giurisdizionale al giudice competente o un ricorso amministrativo al difensore civico (per gli atti degli enti territoriali) o alla Commissione nazionale per l’accesso (per gli atti delle amministrazioni statali).
Il ricorso deve essere notificato agli eventuali controinteressati e deve essere presentato nel termine di trenta giorni dalla piena conoscenza del provvedimento impugnato o dalla formazione del silenzio rigetto sulla richiesta d'accesso. Nel termine di quindici giorni dall'avvenuta comunicazione i controinteressati possono presentare le loro controdeduzioni.
Editor: dott.ssa Elena Pullano
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Gli accordi tra i soci che si pongono al di fuori dal contratto sociale sono definiti “patti parasociali”: rispondono agli interessi più vari e si caratterizzano per essere pattuizioni a cui la società rimane totalmente estranea.Tuttavia, nella prassi è sorta l’esigenza dei soci di realizzare un collegamento tra lo statuto sociale e i patti parasociali da essi conclusi: ma come? e ciò è compatibile con il diritto societario?1. Cosa sono i patti parasociali.2. Qual è la loro efficacia nei confronti della società.3. La clausola statutaria che limita la circolazione delle partecipazioni alla preventiva adesione dell’acquirente a un patto parasociale: efficacia reale a un patto parasociale?1- Cosa sono i patti parasociali.I patti parasociali sono accordi tra soci, o tra soci e terzi, stipulati a làtere del contratto sociale, ossia non consacrati nell’atto costitutivo (per questo “para” sociali).Mediante i suddetti patti, i paciscenti si obbligano a tenere un determinato comportamento nella società o verso la società. In base al comportamento da tenere si possono, ad esempio, distinguere:Sindacati di voto, con cui i soci si impegnano a concordare preventivamente come votare in assemblea. Sindacati di blocco, con cui i soci si obbligano a non vendere le proprie partecipazioni per un periodo di tempo o a sottoporre il trasferimento ad un gradimento o prelazione del sindacato. Sindacati di controllo, con cui i soci si accordano su come esercitare la loro influenza dominante nella società. Da un punto di vista prettamente giuridico, i patti in oggetto si configurano come contratti plurilaterali collegati in via unilaterale con il contratto sociale, poiché le vicende della società incidono sugli accordi dei soci, mentre il contratto sociale è assolutamente indifferente alle vicende modificative dei patti.Il legislatore non fornisce una definizione, ma all’art. 2341 bis c.c. e all’art. 122 bis T.U.F. (per le società quotate) ne disciplina la durata e la pubblicità. Tale regolamentazione ha affermato l’ammissibilità dei patti parasociali che, prima della riforma del diritto societario del 2003, era fortemente discussa. 2 - Qual è la loro efficacia nei confronti della società.Come detto i patti parasociali si collocano al di fuori dell’atto costitutivo, pertanto, a differenza dei patti “sociali”, non hanno efficacia reale bensì efficacia obbligatoria: essi non vincolano i soci presenti e futuri, ma solo i soci paciscenti.Pertanto, se un socio non rispetta il patto, ad esempio non vota in assemblea secondo quanto prestabilito, sarà tenuto a risarcire il danno agli altri soci aderenti, ma, nei confronti della società, la delibera adottata sarà valida ed efficace. 3 - La clausola statutaria che limita la circolazione delle partecipazioni alla preventiva adesione dell’acquirente a un patto parasociale: efficacia reale a un patto parasociale?Nella prassi è sorta l’esigenza di collegare i patti parasociali allo statuto sociale, tanto che i notai milanesi si sono interrogati circa la validità di una clausola statutaria che subordini l’ingresso in società di un terzo-acquirente all’adesione ad un patto parasociale, giungendo ad una risposta positiva.Nella Massima n. 194 del Consiglio Notarile di Milano, si precisa che una clausola siffatta debba fare riferimento ad un patto parasociale noto alla società, conosciuto dall’organo amministrativo e comunicato al terzo acquirente, e che il suo richiamo nello statuto non comporta l’attribuzione di un’efficacia reale. Ciò che è opponibile ai terzi è la sola “regola statutaria” che subordina l’efficacia del trasferimento all’adesione al patto, mentre le disposizioni contrattuali in esso contenute (fuori dallo statuto sociale) mantengono la natura di clausole para-sociali. La loro violazione da parte del nuovo socio-aderente non acquisterebbe rilievo “reale” nei confronti della società, potendo essere solo fonte di rimedi risarcitori da parte dei contraenti eventualmente danneggiati. Non si rende obbligatorio il rispetto del patto parasociale, ma solo la sua adesione. Editor: dott.ssa Flavia Carrubba
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Con il DL 132/2014 conv. in L. 162/2014 è stata introdotta la possibilità per di coniugi di potersi separare o divorziare mediante un accordo concluso dinanzi al sindaco senza ricorrere quindi all’autorità giudiziaria.Tale accordo, però, è possibile solo se non ci sono figli o se i figli maggiorenni sono capaci, non hanno handicap gravi o sono economicamente autosufficienti. Grazie a tale procedimento i coniugi potranno chiedere, nel rispetto dei limiti di legge, la separazione, il divorzio ossia la cessazione degli effetti civili del matrimonio o lo scioglimento del matrimonio oltre che la modifica delle condizioni di separazione o divorzio.Anche i componenti dell’unione civile possono chiedere lo scioglimento dell’unione civile tra di loro costituita o la modifica delle condizioni dello scioglimento.Quali sono i limiti e i divieti dell’accordo dinanzi al sindaco?È necessaria l’assistenza di un avvocato?Qual è il procedimento da seguire per raggiungere l’accordo?Quali sono gli effetti dell’accordo?1 - Quali sono i limiti e i divieti dell’accordo dinanzi al sindaco?I coniugi, gli ex coniugi, i componenti o gli ex componenti dell’unione civile non possono accedere alla procedura in presenza di figli minori di età o maggiori incapaci, portatori di handicap grave o economicamente non autosufficienti.Tale limite riguarda esclusivamente i figli avuti in comune dai coniugi o dagli ex coniugi, pertanto, la richiesta può essere avanzata se i figli minori o incapaci, portatori di handicap grave o economicamente non autosufficienti non sono comuni ma sono di uno solo dei coniugi richiedenti.L’articolo 12, comma III, del DL 132/2014 contiene un divieto abbastanza significativo ovvero quello secondo cui l’accordo tra le parti non contenere patti di trasferimento patrimoniale.Tale scelta serve a tutelare il soggetto più debole della coppia che sarebbe senza dubbio penalizzato data la celerità e semplicità della procedura che attribuisce all’ufficiale di stato civile un ruolo meramente certificatore dell’accordo tra le parti.Il divieto riguarda esclusivamente i patti che hanno per effetto il trasferimento della proprietà o di altri diritti reali, poiché, l’accordo può prevedere l’obbligo di pagare una somma di denaro a titolo periodico sia in caso di separazione sia in caso di divorzio congiunto o la revoca o la revisione della misura dell’assegno in sede di modifica. Non sarà possibile prevedere il pagamento in un’unica soluzione dell’assegno periodico di divorzio in quanto spetta al tribunale valutare l’equità di tale pagamento e tale controllo non può essere effettuato dal sindaco il quale non può entrare nel merito della somma consensualmente decisa né della sua congruità.2 - È necessaria l’assistenza di un avvocato?Ai sensi dell’articolo 12, comma I, DL 132/2014 i coniugi posso fare tutto personalmente in quanto la presenza di un avvocato è facoltativa.La procedura si svolge dinanzi al sindaco del comune di residenza di uno dei due coniugi o di quello presso cui è iscritto o trascritto l’atto di matrimonio. 3 - Qual è il procedimento da seguire per raggiungere l’accordo?Ciascun coniuge presenta al sindaco una dichiarazione contenente la volontà di separarsi, far cessare gli effetti civili del matrimonio o ottenere lo scioglimento, o di sciogliere l’unione civile, indicando anche le condizioni concordate. Nel momento in cui il sindaco riceve le dichiarazioni va a compilare l’atto contenente l’accordo che sarà sottoscritto dallo stesso e lo farà sottoscrivere anche alle parti. Il sindaco non ha alcun compito di controllo ma è tenuto solamente a recepire quanto concordato dalle parti senza entrare nel merito della somma consensualmente decisa dalle parti né della sua congruità. Quando il sindaco riceve le dichiarazioni delle parti, le invita a comparire nuovamente di fronte a sé non pima di 30 giorni dalla ricezione per confermare l’accordo.Tale periodo interlocutore serve al sindaco per svolgere un mero controllo sulle dichiarazioni rese dagli interessati. Se i coniugi o le parti dell’unione civile non compaiono nella data indicata o, se compaiono non confermano le condizioni concordate, l’accordo non produce effetti.In questo caso il sindaco dovrà comunque iscrivere l’atto già redatto nei registri dello stato civile dove da atto della mancata conferma da parte degli interessati.Il sindaco, dopo la conferma dell’atto da parte degli interessati, va a comunicare la sua avvenuta iscrizione nei registri di stato civile alla cancelleria del tribunale. L’ufficiale dello stato civile procede: a) all’iscrizione dell’accordo nei registri dell’atto di matrimonio o negli archivi informativi; b) all’annotazione dell’accordo a margine dell’atto di matrimonio; c) all’annotazione dell’accordo sull’atto di nascita di ciascun coniuge.4 – Quali sono gli effetti dell’accordo? 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