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Il diritto di accesso agli atti amministrativi: l’accesso procedimentale

Egregio Avvocato

Pubblicato il 4 ott. 2021 · tempo di lettura 6 minuti

Il diritto di accesso agli atti amministrativi, in ossequio al principio di trasparenza dell’azione pubblica, consente ai cittadini di ottenere una informazione qualificata, di accedere ai documenti amministrativi e conoscere, nei limiti precisati dalla legge, lo stato dei procedimenti amministrativi che li riguardano, seguendo le fasi attraverso cui l’attività amministrativa si articola.

Vediamo come tale diritto è riconosciuto e tutelato nel nostro ordinamento.

Che cosa si intende per “diritto di accesso agli atti amministrativi”?
Le tre tipologie di accesso codificate dal legislatore: cenni
L’accesso procedimentale

3.1. Presupposti

3.2. Limiti

3.3. Procedimento

1 - Che cosa si intende per “diritto di accesso agli atti amministrativi”?

Il diritto di accesso è uno strumento che consente la partecipazione dei cittadini all’azione amministrativa, permettendo loro di esercitare un controllo sull’agire pubblico.

Si tratta di un istituto che affonda le proprie radici nel principio di trasparenza della Pubblica Amministrazione. Per trasparenza, in particolare, si intende l’accessibilità dei dati e dei documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, allo scopo di tutelare i diritti dei cittadini e di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche. La trasparenza, pertanto, concorre a attuare i principi costituzionali di eguaglianza, imparzialità, buon andamento, responsabilità, efficacia ed efficienza nell’utilizzo di risorse.

Come principio ha un fondamento espresso in ambito sovranazionale: l’art. 15 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea (TFUE) e l’art. 42 della Carta dei diritti fondamentali dell’UE affermano, infatti, che “Qualsiasi cittadino dell'Unione e qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro ha il diritto di accedere ai documenti delle istituzioni, organi e organismi dell'Unione, a prescindere dal loro supporto (…)”. Il TFUE, inoltre, impone agli Stati di garantire la trasparenza dei propri lavori e di definire nel proprio regolamento interno disposizioni specifiche riguardanti l'accesso ai propri documenti.

Vediamo allora come l’ordinamento italiano ha disciplinato il diritto di accesso.

2 - Le tipologie di accesso agli atti amministrativi codificate dal legislatore: cenni

Il nostro ordinamento conosce tre diverse tipologie di diritto di accesso agli atti amministrativi, rispondenti a esigenze diverse e caratterizzate da presupposti differenti:

accesso procedimentale: consente a chiunque abbia un interesse diretto, concreto e attuale di accedere ad un documento e di estrarne copia. Può essere esercitato solo nell’ambito di un procedimento amministrativo, cioè quella particolare procedura che culmina con l’adozione di un provvedimento amministrativo;
accesso civico: nella sua forma “semplice” consente a chiunque, a prescindere da un interesse diretto, concreto e attuale, di prendere visione dei dati, delle informazioni e dei documenti per cui sussiste un obbligo di pubblicazione in capo alla p.a.; nella sua forma “generalizzata”, invece, consente a chiunque il diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle amministrazioni pubbliche, ulteriori rispetto a quelli per i quali vige un obbligo di pubblicazione.

In questo contributo ci concentreremo sull’accesso procedimentale e approfondiremo, prossimamente, le altre due tipologie di accesso.

3 - Accesso procedimentale

L’accesso procedimentale è disciplinato dalla l. 241/1990 e dal d.p.r. 184/2006: ai sensi dell’art. 10 della l. 241/1990 consiste nel diritto di “prendere visione degli atti del procedimento”. Questa tipologia di accesso, pertanto, può esercitarsi soltanto nell’ambito di un procedimento amministrativo.

3.1 - Presupposti

Come abbiamo anticipato, i soggetti legittimati ad esercitare il diritto di accesso sono, ai sensi dell’art. 22 della l. 241/1990 tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso”. Pertanto, la facoltà di accedere ai documenti detenuti dalla p.a. non è attribuita a chiunque ma unicamente ai soggetti titolari di una posizione differenziata e collegata al documento di cui si chiede l’ostensione.

I soggetti passivi del diritto di accesso, cioè coloro nei confronti dei quali il diritto si esercita, sono le pubbliche amministrazioni, le aziende autonome e speciali, gli enti pubblici e i gestori di pubblici servizi, nonché i privati limitatamente alla loro attività di pubblico interesse.

Oggetto del diritto di accesso sono i “documenti amministrativi”, nel senso precisato dall’art. 22 della l. 241/1990. Si tratta di una definizione ampia, che comprende atti non solo scritti su supporto cartaceo ma anche in formato digitale; non soltanto i provvedimenti finali ma anche gli atti interni o endoprocedimentali; non solo gli atti amministrativi ma anche gli atti formati dai privati che confluiscono nel procedimento, come pareri legali o progetti tecnici.

3.2 - Limiti

L’art. 24 l. 241/1990 prevede, poi, alcune ipotesi di esclusione dal diritto di accesso. In primo luogo, non sono suscettibili di essere conosciuti dai cittadini:

i documenti coperti da segreto di Stato;
i documenti oggetto di segreto o di divieto di divulgazione espressamente previsti dalla legge;
i procedimenti tributari;
l'attività della pubblica amministrazione diretta all'emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione;
i procedimenti selettivi, nei confronti dei documenti amministrativi contenenti informazioni di carattere psicoattitudinale relativi a terzi.

È previsto, inoltre, un generale divieto dell’accesso che sia finalizzato ad un controllo generalizzato dell'operato delle pubbliche amministrazioni.

3.3 - Procedimento

Per poter accedere a un documento amministrativo, l’interessato deve presentare un’istanza di accesso all’amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente. Tale richiesta deve essere motivata, deve contenere l’indicazione degli estremi del documento e deve far constatare l’identità del richiedente.

L’istanza può essere presentata fino a quando la pubblica amministrazione ha l’obbligo di detenere i documenti amministrativi ai quali si chiede di accedere.

L’istanza può essere di due tipologie, a seconda delle peculiarità del caso concreto:

qualora, in base alla natura del documento richiesto non risulti l’esistenza di controinteressati (soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall’esercizio del diritto di accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza), l’accesso è informale: può essere esercitato mediante richiesta, anche verbale, all’ufficio dell’amministrazione, che esamina immediatamente e senza formalità la richiesta e la accoglie mediante esibizione del documento, estrazione di copie, ovvero altra modalità idonea;
qualora, invece, risulti, alla stregua delle informazioni esistenti, l'esistenza di controinteressati ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse ovvero sull'accessibilità del documento, l’accesso è formale: l’istante dovrà formalizzare l’istanza utilizzando l'apposito modulo (chiamato “Richiesta di accesso agli atti”) da presentare all'ufficio che detiene l'atto o allo Sportello Unico Servizi.

A seguito della domanda di accesso, si aprono quattro possibili scenari:

l’amministrazione accoglie l’istanza: in questo caso il privato può esercitare il diritto di accesso mediante esame gratuito ed estrazione di copia del documento, quest’ultima subordinata al rimborso del costo di riproduzione; l’esame è effettuato direttamente dal richiedente o da persona da lui incaricata. L’amministrazione può anche accogliere parzialmente l’istanza, limitando la portata dell’accesso solo ad alcune parti del documento: in questo caso deve espressamente motivare la propria scelta;
l’amministrazione differisce l’accesso: in questo caso l’amministrazione deve motivare le ragioni per cui ritiene opportuno differire l’accesso. La legge prevede, inoltre, che l’accesso non può essere negato laddove sia sufficiente fare ricorso al potere di differimento;
l’amministrazione nega l’accesso: il rifiuto può avvenire quando siano carenti i requisiti di legittimazione del richiedente e di relativa motivazione o quando gli atti richiesti siano sottratti all’accesso; in tal caso c’è un obbligo di motivazione;
l’amministrazione rimane inerte: ai sensi dell’art. 25 co. 4 l. 241/1990, trascorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta questa si intende respinta (c.d. “silenzio-rigetto”).

Contro il diniego o il differimento dell’accesso, il richiedente può presentare un ricorso giurisdizionale al giudice competente o un ricorso amministrativo al difensore civico (per gli atti degli enti territoriali) o alla Commissione nazionale per l’accesso (per gli atti delle amministrazioni statali).

Il ricorso deve essere notificato agli eventuali controinteressati e deve essere presentato nel termine di trenta giorni dalla piena conoscenza del provvedimento impugnato o dalla formazione del silenzio rigetto sulla richiesta d'accesso. Nel termine di quindici giorni dall'avvenuta comunicazione i controinteressati possono presentare le loro controdeduzioni.

Editor: dott.ssa Elena Pullano

Il diritto di accesso agli atti amministrativi: l’accesso procedimentale

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Tuttavia, l’atto revocato resta valido ed efficace erga omnes, in quanto la sua inefficacia riguarda esclusivamente il creditore che eccepisce l’azione revocatoria.L’azione revocatoria si prescrive in cinque anni dalla data dell’atto dispositivo. Quanto ai presupposti, in primis va detto che vi deve essere l’effettiva esistenza del credito, sebbene possa essere soggetto a termine o a condizione.In secondo luogo, l’azione può colpire solo gli atti di disposizione, cioè quelli con cui si trasferisce la proprietà di un bene, quelli con cui si costituisce un diritto reale di godimento o di garanzia su un bene e quelli con cui il debitore assume un’obbligazione verso un terzo.Inoltre, l’atto di disposizione può essere revocato solo nel caso in cui rechi pregiudizio alle ragioni del creditore. 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L’Italia sta vivendo, sin dai primi mesi del 2020, una situazione di emergenza sanitaria che ha inciso -ed inciderà- su tutti i settori della vita sociale ed economica di ogni cittadino e lavoratore.Tra i soggetti maggiormente colpiti dalle misure adottate per contenere il contagio Covid – 19 ci sono sicuramente i genitori separati o divorziati che devono garantire il contributo mensile a favore dei figli e/o del coniuge previsto in sede di separazione, divorzio o affidamento della prole nata fuori del matrimonio.Quali sono gli obblighi familiari di mantenimento?Quali sono le ripercussioni della pandemia nei confronti del genitore che provvede al versamento dell’assegno di mantenimento?È possibile modificare gli obblighi assunti in sede di separazione o divorzio a causa di un’improvvisa contrazione reddituale?Per ottenere la modifica dei provvedimenti economici nei confronti del coniuge e/o figli quale procedura si deve seguire?1 – Quali sono gli obblighi familiari di mantenimento?Nel momento in cui cessa il legame matrimoniale, e quindi in caso di separazione o divorzio (consensuali o giudiziali), possono derivare degli obblighi di mantenimento a carico di uno dei coniugi in favore dell’altro e/o dei figli (minori o maggiorenni non autosufficienti). L’assegno di mantenimento in favore del coniuge a seguito della separazione è disciplinato dall’art. 156 c.c., e consiste in una prestazione pecuniaria periodica che non richiede, a differenza degli alimenti ex artt. 443 e seguenti c.c., la sussistenza di uno stato di bisogno economico del coniuge beneficiario.La ratio della disposizione è individuata nella tutela del coniuge più debole ed è espressione della solidarietà coniugale e ha, pertanto, funzione assistenziale: il coniuge obbligato al pagamento dell’assegno è colui che versa nelle condizioni economiche migliori, indipendentemente dalla circostanza che sia responsabile o meno della crisi del matrimonio. Accanto all’assegno in favore del coniuge, l’obbligo del mantenimento può essere posto anche in favore dei figli minori e maggiorenni non economicamente autosufficienti. Gli artt. 337 bis e seguenti c.c. dettano la disciplina in ordine ai provvedimenti riguardanti i figli, applicabile anche ai procedimenti di scioglimento, cessazione degli effetti civili o nullità del matrimonio, nonché ai procedimenti relativi ai figli di genitori non coniugati.Ai sensi degli artt. 315 bis e 316 bis c.c., i coniugi hanno l’obbligo di mantenere, istruire ed educare i figli, tenendo conto delle loro capacità, inclinazioni naturali e aspirazioni e, a tali fini, il giudice che pronuncia la separazione fissa la misura e il modo con cui ciascuno di essi deve contribuire al mantenimento degli stessi. 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