Il diritto di accesso agli atti amministrativi: l’accesso procedimentale
Egregio Avvocato
Pubblicato il 4 ott. 2021 · tempo di lettura 6 minuti
Il diritto di accesso agli atti amministrativi, in ossequio al principio di trasparenza dell’azione pubblica, consente ai cittadini di ottenere una informazione qualificata, di accedere ai documenti amministrativi e conoscere, nei limiti precisati dalla legge, lo stato dei procedimenti amministrativi che li riguardano, seguendo le fasi attraverso cui l’attività amministrativa si articola.
Vediamo come tale diritto è riconosciuto e tutelato nel nostro ordinamento.
- Che cosa si intende per “diritto di accesso agli atti amministrativi”?
- Le tre tipologie di accesso codificate dal legislatore: cenni
- L’accesso procedimentale
3.1. Presupposti
3.2. Limiti
3.3. Procedimento
1 - Che cosa si intende per “diritto di accesso agli atti amministrativi”?
Il diritto di accesso è uno strumento che consente la partecipazione dei cittadini all’azione amministrativa, permettendo loro di esercitare un controllo sull’agire pubblico.
Si tratta di un istituto che affonda le proprie radici nel principio di trasparenza della Pubblica Amministrazione. Per trasparenza, in particolare, si intende l’accessibilità dei dati e dei documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, allo scopo di tutelare i diritti dei cittadini e di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche. La trasparenza, pertanto, concorre a attuare i principi costituzionali di eguaglianza, imparzialità, buon andamento, responsabilità, efficacia ed efficienza nell’utilizzo di risorse.
Come principio ha un fondamento espresso in ambito sovranazionale: l’art. 15 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea (TFUE) e l’art. 42 della Carta dei diritti fondamentali dell’UE affermano, infatti, che “Qualsiasi cittadino dell'Unione e qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro ha il diritto di accedere ai documenti delle istituzioni, organi e organismi dell'Unione, a prescindere dal loro supporto (…)”. Il TFUE, inoltre, impone agli Stati di garantire la trasparenza dei propri lavori e di definire nel proprio regolamento interno disposizioni specifiche riguardanti l'accesso ai propri documenti.
Vediamo allora come l’ordinamento italiano ha disciplinato il diritto di accesso.
2 - Le tipologie di accesso agli atti amministrativi codificate dal legislatore: cenni
Il nostro ordinamento conosce tre diverse tipologie di diritto di accesso agli atti amministrativi, rispondenti a esigenze diverse e caratterizzate da presupposti differenti:
- accesso procedimentale: consente a chiunque abbia un interesse diretto, concreto e attuale di accedere ad un documento e di estrarne copia. Può essere esercitato solo nell’ambito di un procedimento amministrativo, cioè quella particolare procedura che culmina con l’adozione di un provvedimento amministrativo;
- accesso civico: nella sua forma “semplice” consente a chiunque, a prescindere da un interesse diretto, concreto e attuale, di prendere visione dei dati, delle informazioni e dei documenti per cui sussiste un obbligo di pubblicazione in capo alla p.a.; nella sua forma “generalizzata”, invece, consente a chiunque il diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle amministrazioni pubbliche, ulteriori rispetto a quelli per i quali vige un obbligo di pubblicazione.
In questo contributo ci concentreremo sull’accesso procedimentale e approfondiremo, prossimamente, le altre due tipologie di accesso.
3 - Accesso procedimentale
L’accesso procedimentale è disciplinato dalla l. 241/1990 e dal d.p.r. 184/2006: ai sensi dell’art. 10 della l. 241/1990 consiste nel diritto di “prendere visione degli atti del procedimento”. Questa tipologia di accesso, pertanto, può esercitarsi soltanto nell’ambito di un procedimento amministrativo.
3.1 - Presupposti
Come abbiamo anticipato, i soggetti legittimati ad esercitare il diritto di accesso sono, ai sensi dell’art. 22 della l. 241/1990 tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso”. Pertanto, la facoltà di accedere ai documenti detenuti dalla p.a. non è attribuita a chiunque ma unicamente ai soggetti titolari di una posizione differenziata e collegata al documento di cui si chiede l’ostensione.
I soggetti passivi del diritto di accesso, cioè coloro nei confronti dei quali il diritto si esercita, sono le pubbliche amministrazioni, le aziende autonome e speciali, gli enti pubblici e i gestori di pubblici servizi, nonché i privati limitatamente alla loro attività di pubblico interesse.
Oggetto del diritto di accesso sono i “documenti amministrativi”, nel senso precisato dall’art. 22 della l. 241/1990. Si tratta di una definizione ampia, che comprende atti non solo scritti su supporto cartaceo ma anche in formato digitale; non soltanto i provvedimenti finali ma anche gli atti interni o endoprocedimentali; non solo gli atti amministrativi ma anche gli atti formati dai privati che confluiscono nel procedimento, come pareri legali o progetti tecnici.
3.2 - Limiti
L’art. 24 l. 241/1990 prevede, poi, alcune ipotesi di esclusione dal diritto di accesso. In primo luogo, non sono suscettibili di essere conosciuti dai cittadini:
- i documenti coperti da segreto di Stato;
- i documenti oggetto di segreto o di divieto di divulgazione espressamente previsti dalla legge;
- i procedimenti tributari;
- l'attività della pubblica amministrazione diretta all'emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione;
- i procedimenti selettivi, nei confronti dei documenti amministrativi contenenti informazioni di carattere psicoattitudinale relativi a terzi.
È previsto, inoltre, un generale divieto dell’accesso che sia finalizzato ad un controllo generalizzato dell'operato delle pubbliche amministrazioni.
3.3 - Procedimento
Per poter accedere a un documento amministrativo, l’interessato deve presentare un’istanza di accesso all’amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente. Tale richiesta deve essere motivata, deve contenere l’indicazione degli estremi del documento e deve far constatare l’identità del richiedente.
L’istanza può essere presentata fino a quando la pubblica amministrazione ha l’obbligo di detenere i documenti amministrativi ai quali si chiede di accedere.
L’istanza può essere di due tipologie, a seconda delle peculiarità del caso concreto:
- qualora, in base alla natura del documento richiesto non risulti l’esistenza di controinteressati (soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall’esercizio del diritto di accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza), l’accesso è informale: può essere esercitato mediante richiesta, anche verbale, all’ufficio dell’amministrazione, che esamina immediatamente e senza formalità la richiesta e la accoglie mediante esibizione del documento, estrazione di copie, ovvero altra modalità idonea;
- qualora, invece, risulti, alla stregua delle informazioni esistenti, l'esistenza di controinteressati ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse ovvero sull'accessibilità del documento, l’accesso è formale: l’istante dovrà formalizzare l’istanza utilizzando l'apposito modulo (chiamato “Richiesta di accesso agli atti”) da presentare all'ufficio che detiene l'atto o allo Sportello Unico Servizi.
A seguito della domanda di accesso, si aprono quattro possibili scenari:
- l’amministrazione accoglie l’istanza: in questo caso il privato può esercitare il diritto di accesso mediante esame gratuito ed estrazione di copia del documento, quest’ultima subordinata al rimborso del costo di riproduzione; l’esame è effettuato direttamente dal richiedente o da persona da lui incaricata. L’amministrazione può anche accogliere parzialmente l’istanza, limitando la portata dell’accesso solo ad alcune parti del documento: in questo caso deve espressamente motivare la propria scelta;
- l’amministrazione differisce l’accesso: in questo caso l’amministrazione deve motivare le ragioni per cui ritiene opportuno differire l’accesso. La legge prevede, inoltre, che l’accesso non può essere negato laddove sia sufficiente fare ricorso al potere di differimento;
- l’amministrazione nega l’accesso: il rifiuto può avvenire quando siano carenti i requisiti di legittimazione del richiedente e di relativa motivazione o quando gli atti richiesti siano sottratti all’accesso; in tal caso c’è un obbligo di motivazione;
- l’amministrazione rimane inerte: ai sensi dell’art. 25 co. 4 l. 241/1990, trascorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta questa si intende respinta (c.d. “silenzio-rigetto”).
Contro il diniego o il differimento dell’accesso, il richiedente può presentare un ricorso giurisdizionale al giudice competente o un ricorso amministrativo al difensore civico (per gli atti degli enti territoriali) o alla Commissione nazionale per l’accesso (per gli atti delle amministrazioni statali).
Il ricorso deve essere notificato agli eventuali controinteressati e deve essere presentato nel termine di trenta giorni dalla piena conoscenza del provvedimento impugnato o dalla formazione del silenzio rigetto sulla richiesta d'accesso. Nel termine di quindici giorni dall'avvenuta comunicazione i controinteressati possono presentare le loro controdeduzioni.
Editor: dott.ssa Elena Pullano
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Perché il trasferimento sia considerato illecito, e dunque il giudice possa ordinare il rientro del minore, l’art. 3 della suddetta Convenzione richiede che siano soddisfatti tre requisiti:immediatamente prima del trasferimento, il minore doveva risiedere abitualmente nello Stato da cui è stato portato via;il trasferimento deve essere avvenuto in violazione dei diritti di custodia sul minore spettanti a una persona fisica o giuridica in base alla legislazione di detto Stato;tali diritti dovevano essere effettivamente esercitati al momento del trasferimento.La Convenzione contempla però dei casi in cui, quand’anche ricorrano dette condizioni, il giudice può escludere il rientro. 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Così, nel caso del minore di pochi mesi, bisogna tenere in conto che il suo ambiente è “essenzialmente familiare” e determinato dalle persone che si prendono cura di lui nel quotidiano (Corte di giustizia, sentenza 22 dicembre 2010, causa C-497/10, Mercredi c. Chaffe, ECLI:EU:C:2010:829). Queste avranno dunque “particolare importanza per determinare il luogo in cui si trova il centro della sua vita” (Corte di giustizia, sentenza 28 giugno 2018, causa C-512/2017, ECLI:EU:C:2018:513).A simili conclusioni è pervenuta la giurisprudenza interna. Anche la Cassazione ha affermato che, allo scopo di individuare la residenza abituale di un minore di tenera età, che sia custodito dalla madre in uno Stato membro diverso da quello in cui risiede il padre, occorre verificare “l’integrazione della madre” nel primo Stato, “della quale partecipa anche il minore” (Cass. 32194/2022). Più in generale, la Cassazione ha più volte inteso la nozione di “residenza abituale”, quale “luogo in cui il minore, in virtù di una durevole e stabile permanenza…ha il centro dei propri legami affettivi…derivanti dallo svolgersi in detta località della sua quotidiana vita di relazione” (tra le tante, v. Cass. n. 1838/2011; Cass. 19664/2014).Emerge a chiare lettere l’importanza di esaminare attentamente la portata delle condizioni per l’ordine di rientro del minore, così come il concetto di residenza abituale di quest’ultimo nel contesto di sottrazione internazionale dei minori, elementi chiave per poter ottenere la protezione internazionale garantita dalla più volte richiamata Convenzione. A tale tema dedicheremo un apposito articolo!
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L’ordine di protezione familiare è lo strumento offerto al giudice civile per apportare restrizioni alla sfera di libertà personale dell’autore di un abuso familiare, seppure per un arco temporale limitato.La ratio legis è quella di offrire una tutela rapida ed efficace ai soggetti più deboli della comunità familiare (donne, minori, disabili e anziani), contro i soprusi ed i comportamenti violenti posti in essere dai soggetti in posizione di forza, anche solo fisica, nell’ambito familiare. Quali sono i presupposti necessari per ottenere l’ordine di protezione?Qual è il procedimento per ottenere l’ordine di protezione?Qual è il contenuto dell’ordine di protezione?È possibile applicare l’ordine di protezione in ambito europeo?1 - Quali sono i presupposti necessari per ottenere l’ordine di protezione?I presupposti necessari per ottenere l’ordine di protezione, ai sensi dell’art. 342 bis, c.c. sono: la convivenza e la sussistenza di una condotta gravemente pregiudizievole all’integrità fisica o morale o della libertà del coniuge o convivente. Autore delle condotte pregiudizievoli può essere sia un coniuge nei confronti dell’altro, sia il genitore verso i figli (anche quando i maltrattamenti sono commessi indirettamente sulla persona del minore nei confronti di stretti congiunti a lui cari) che questi ultimi verso i genitori (cfr. Trib. di Palermo 04.06.2001). Inoltre, a seguito della riforma in materia di unione civile e di convivenze di fatto (l. n. 76/2016), è ora possibile anche per una parte dell’unione civile richiedere al giudice di adottare uno o più provvedimenti di cui all’art. 342-ter c.c., esplicitamente richiamato dal comma 14 della nuova legge.Il requisito della convivenza deve essere inteso come perdurante coabitazione, in quanto è essenziale che la vittima ed il soggetto a cui viene addebitato il comportamento violento vivano insieme.La funzione è quella di interrompere situazioni di convivenza turbata, e soprattutto quella di impedire il protrarsi di comportamenti violenti in ambito domestico.La giurisprudenza più recente, però, ha inteso offrire un’interpretazione più ampia del rapporto di convivenza secondo il quale sarebbe ammissibile la domanda di misure di protezione anche quando vi sia stato l’allontanamento al fine di prevenire o interrompere abusi e prevaricazioni ancora attuali (cfr. Trib. Napoli 02.07.2008).Per l’emissione dell’ordine di protezione familiare è necessaria una condotta gravemente pregiudizievole all’integrità fisica che si configura nel caso in cui esiste un pregiudizio grave all’integrità fisica o morale o alla libertà personale patito dal familiare convivente, imputabile, alla condotta dell’altro.La condotta pregiudizievole deve integrare “reiterate azioni ravvicinate nel tempo e consapevolmente dirette a ledere i beni tutelati dalla l. n. 154/2001” tali da determinare un vulnus alla dignità dell’individuo.Sul punto l’ordinanza del Tribunale di Milano, del 30 giugno 2016, ha precisato che la condotta deve essere valutata dal giudice sia sotto il profilo “qualitativo” che “quantitativo”: qualitativo nel senso della concreta modalità idonea a rappresentare un pericolo per la parte ricorrente e per il proprio nucleo familiare, quantitativo con riferimento all’entità della condotta perdurante nel tempo, alla sua efficacia offensiva ed alla sua dimensione psicologica. 2 - Qual è il procedimento per ottenere l’ordine di protezione?Per ottenere l’ordine di protezione è necessario presentare apposita domanda/istanza nella forma del ricorso al Tribunale del luogo di residenza o domicilio dell’istante; la legittimazione attiva e passiva spettano, rispettivamente, al componente del nucleo familiare in danno del quale è stata tenuta la condotta pregiudizievole e a quello che l’ha posta in essere. L’istanza richiede la forma scritta come espressamente precisato dall’art. 736 bis c.p.c. e può essere presentata dalla parte personalmente senza la necessità del patrocinio di un difensore.A seguito dell’istanza, il Presidente del Tribunale designa il giudice a cui è affidata la trattazione del ricorso, il quale, sente le parti, procedere ad istruire la causa, disponendo anche eventuali indagini sui redditi, sul tenore di vita e sul patrimonio delle parti a mezzo della polizia tributaria.Il giudice provvede con decreto motivato immediatamente esecutivo.Possono ricorrere motivi di particolare urgenza dove il giudice inaudita altera parte e assunte sommarie informazioni, può adottare immediatamente l’ordine di protezione, fissando successivamente l’udienza di comparizione delle parti, entro un termine non superiore a quindici giorni per la notificazione del ricorso e del decreto, ove può confermare, modificare o revocare il suo provvedimento (art. 736 bis c.p.c).Il termine di durata dell’ordine di protezione è un anno a decorrere dal giorno dell’avvenuta esecuzione; tale termine è prorogabile, su istanza di parte, solo se ricorrono gravi motivi e per il tempo necessario. Contro il decreto con cui il giudice adotta l’ordine di protezione o rigetta il ricorso, o conferma, modifica o revoca l’ordine precedentemente adottato, è ammesso reclamo al Tribunale entro dieci giorni dalla comunicazione o della notifica del decreto, ai sensi dell’art. 739, comma 2, c.p.c.Tale reclamo non sospende l’esecutività dell’ordine di protezione e il tribunale provvede in camera di consiglio in composizione collegiale, previa comparizione delle parti con decreto motivato non impugnabile.Il legislatore ha escluso l’applicazione dell’istituto in esame nell’ipotesi in cui sia già pendente un processo di separazione, divorzio, nel quale si sia svolta l’udienza presidenziale.3 – Qual è il contenuto dell’ordine di protezione?Per quanto riguarda il contenuto della pronuncia ex art. 342 ter c.c., il giudice, con il decreto di cui all’articolo 342 bis c.c., ordina al convivente reo, autore della condotta pregiudizievole, la cessazione della condotta e ne dispone l’allontanamento dalla casa familiare.Inoltre, il giudice, ove occorra, può emettere dei provvedimenti accessori: a) prescrivere all’autore della condotta di non avvicinarsi ai luoghi abitualmente frequentati dalla vittima tenendo conto il rispetto delle esigenze lavorative; b) chiedere l’intervento dei servizi sociali, di un centro di mediazione familiare o di associazioni per il sostegno e l’accoglienza di donne; c) disporre il pagamento periodico di un assegno a favore delle persone conviventi.Tale assegno di mantenimento viene disposto a favore delle persone conviventi che, per l’effetto dell’allontanamento dalla casa familiare del reo, rimangono prive di mezzi adeguati. Il giudice fissa le modalità e i termini di versamento e, se necessario, dispone il versamento della somma all’avente diritto da parte del datore di lavoro dell’obbligato, detraendola dalla retribuzione alla stesso spettante.L’assegno periodico ha natura provvisoria ed efficacia limitata alla durata dell’ordine di protezione ed è destinato a cessare al termine della durata del decreto. 4 – È possibile applicare l’ordine di protezione in ambito europeo?Con decreto legislativo dell’11 febbraio 2015 n. 9 è stata data attuazione alla direttiva 2011/99/UE del Parlamento europeo e del Consiglio sull’ordine di protezione europeo, sul reciproco riconoscimento degli effetti di misure di protezione adottate da autorità giurisdizionali degli Stati membri.In particolare, nel momento in cui è necessario continuare a tutelare la persona protetta, l’autorità giudiziaria di uno Stato membro emana l’ordine di protezione europeo disponendo che gli effetti della misura di protezione si estendano al territorio di altro Stato membro in cui la persona protetta risieda o soggiorni o dichiari di voler risiedere o soggiornare.Lo stato di emissione è lo Stato membro all’interno del quale è stata adottata la misura di protezione in riferimento alla quale viene chiesta l’adozione di un ordine di protezione europeo. Lo Stato di esecuzione è lo Stato membro al quale è stato trasmesso, ai fini del riconoscimento, un ordine di protezione europeo.L’ordine di protezione europeo, disciplinato dall’art. 282 quater 1-bis c.p.p, è emesso dal giudice nel momento in cui dispone una delle misure cautelari previste dagli artt. 282 bis e 282 ter del c.p.p.Il giudice provvede su richiesta della persona protetta che dichiari di soggiornare o risiedere all’interno di altro Stato membro ovvero che manifesti l’intenzione di risiedere o soggiornare in altro Stato membro.L’ordinanza relativa all’ordine di protezione europeo deve contenere: a) identità e cittadinanza della persona protetta, nonché identità e cittadinanza del tutore o del rappresentante, se la persona protetta è minore o legalmente incapace; b) data a decorrere dalla quale la persona protetta risieda o soggiorni ovvero intenda risiedere o soggiornare nello Stato di esecuzione e periodo o periodi di soggiorno, se noti; c) indirizzo, numeri di telefono e fax, nonchè indirizzo di posta elettronica certificata dell’autorità che ha emesso il provvedimento; d) data di deposito del provvedimento contenente la misura di protezione in base alla quale è stato emesso l'ordine di protezione europeo; e) sintesi dei fatti e delle circostanze che hanno portato all'adozione della misura di protezione; f) divieti e restrizioni imposti dalla misura di protezione, ivi compreso l'eventuale utilizzo di dispositivo tecnologico di controllo in conformità alle previsioni di cui all'articolo 275-bis del codice di procedura penale, e relativo periodo di applicazione; g) identità e cittadinanza della persona che determina il pericolo, nonché' dati di contatto di tale persona; h) eventuale ammissione della persona protetta al patrocinio a carico dello Stato e indicazione della data di emissione del relativo provvedimento.Sarà la Corte di appello del distretto dove la persona offesa ha dichiarato di soggiornare o di risiedere a riconoscere efficacia all’ordine di protezione europeo disponendo l’applicazione di una delle misure cautelari previste dagli articoli 282 bis e 282 ter del c.p.p., in modo da assicurare la corrispondenza con gli obblighi dettati nella misura di protezione.Editor: Avv. Elisa Calviello
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Egregio Avvocato
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