Il diritto di accesso agli atti amministrativi: l’accesso procedimentale
Egregio Avvocato
Pubblicato il 4 ott. 2021 · tempo di lettura 6 minuti
Il diritto di accesso agli atti amministrativi, in ossequio al principio di trasparenza dell’azione pubblica, consente ai cittadini di ottenere una informazione qualificata, di accedere ai documenti amministrativi e conoscere, nei limiti precisati dalla legge, lo stato dei procedimenti amministrativi che li riguardano, seguendo le fasi attraverso cui l’attività amministrativa si articola.
Vediamo come tale diritto è riconosciuto e tutelato nel nostro ordinamento.
- Che cosa si intende per “diritto di accesso agli atti amministrativi”?
- Le tre tipologie di accesso codificate dal legislatore: cenni
- L’accesso procedimentale
3.1. Presupposti
3.2. Limiti
3.3. Procedimento
1 - Che cosa si intende per “diritto di accesso agli atti amministrativi”?
Il diritto di accesso è uno strumento che consente la partecipazione dei cittadini all’azione amministrativa, permettendo loro di esercitare un controllo sull’agire pubblico.
Si tratta di un istituto che affonda le proprie radici nel principio di trasparenza della Pubblica Amministrazione. Per trasparenza, in particolare, si intende l’accessibilità dei dati e dei documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, allo scopo di tutelare i diritti dei cittadini e di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche. La trasparenza, pertanto, concorre a attuare i principi costituzionali di eguaglianza, imparzialità, buon andamento, responsabilità, efficacia ed efficienza nell’utilizzo di risorse.
Come principio ha un fondamento espresso in ambito sovranazionale: l’art. 15 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea (TFUE) e l’art. 42 della Carta dei diritti fondamentali dell’UE affermano, infatti, che “Qualsiasi cittadino dell'Unione e qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro ha il diritto di accedere ai documenti delle istituzioni, organi e organismi dell'Unione, a prescindere dal loro supporto (…)”. Il TFUE, inoltre, impone agli Stati di garantire la trasparenza dei propri lavori e di definire nel proprio regolamento interno disposizioni specifiche riguardanti l'accesso ai propri documenti.
Vediamo allora come l’ordinamento italiano ha disciplinato il diritto di accesso.
2 - Le tipologie di accesso agli atti amministrativi codificate dal legislatore: cenni
Il nostro ordinamento conosce tre diverse tipologie di diritto di accesso agli atti amministrativi, rispondenti a esigenze diverse e caratterizzate da presupposti differenti:
- accesso procedimentale: consente a chiunque abbia un interesse diretto, concreto e attuale di accedere ad un documento e di estrarne copia. Può essere esercitato solo nell’ambito di un procedimento amministrativo, cioè quella particolare procedura che culmina con l’adozione di un provvedimento amministrativo;
- accesso civico: nella sua forma “semplice” consente a chiunque, a prescindere da un interesse diretto, concreto e attuale, di prendere visione dei dati, delle informazioni e dei documenti per cui sussiste un obbligo di pubblicazione in capo alla p.a.; nella sua forma “generalizzata”, invece, consente a chiunque il diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle amministrazioni pubbliche, ulteriori rispetto a quelli per i quali vige un obbligo di pubblicazione.
In questo contributo ci concentreremo sull’accesso procedimentale e approfondiremo, prossimamente, le altre due tipologie di accesso.
3 - Accesso procedimentale
L’accesso procedimentale è disciplinato dalla l. 241/1990 e dal d.p.r. 184/2006: ai sensi dell’art. 10 della l. 241/1990 consiste nel diritto di “prendere visione degli atti del procedimento”. Questa tipologia di accesso, pertanto, può esercitarsi soltanto nell’ambito di un procedimento amministrativo.
3.1 - Presupposti
Come abbiamo anticipato, i soggetti legittimati ad esercitare il diritto di accesso sono, ai sensi dell’art. 22 della l. 241/1990 tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso”. Pertanto, la facoltà di accedere ai documenti detenuti dalla p.a. non è attribuita a chiunque ma unicamente ai soggetti titolari di una posizione differenziata e collegata al documento di cui si chiede l’ostensione.
I soggetti passivi del diritto di accesso, cioè coloro nei confronti dei quali il diritto si esercita, sono le pubbliche amministrazioni, le aziende autonome e speciali, gli enti pubblici e i gestori di pubblici servizi, nonché i privati limitatamente alla loro attività di pubblico interesse.
Oggetto del diritto di accesso sono i “documenti amministrativi”, nel senso precisato dall’art. 22 della l. 241/1990. Si tratta di una definizione ampia, che comprende atti non solo scritti su supporto cartaceo ma anche in formato digitale; non soltanto i provvedimenti finali ma anche gli atti interni o endoprocedimentali; non solo gli atti amministrativi ma anche gli atti formati dai privati che confluiscono nel procedimento, come pareri legali o progetti tecnici.
3.2 - Limiti
L’art. 24 l. 241/1990 prevede, poi, alcune ipotesi di esclusione dal diritto di accesso. In primo luogo, non sono suscettibili di essere conosciuti dai cittadini:
- i documenti coperti da segreto di Stato;
- i documenti oggetto di segreto o di divieto di divulgazione espressamente previsti dalla legge;
- i procedimenti tributari;
- l'attività della pubblica amministrazione diretta all'emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione;
- i procedimenti selettivi, nei confronti dei documenti amministrativi contenenti informazioni di carattere psicoattitudinale relativi a terzi.
È previsto, inoltre, un generale divieto dell’accesso che sia finalizzato ad un controllo generalizzato dell'operato delle pubbliche amministrazioni.
3.3 - Procedimento
Per poter accedere a un documento amministrativo, l’interessato deve presentare un’istanza di accesso all’amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente. Tale richiesta deve essere motivata, deve contenere l’indicazione degli estremi del documento e deve far constatare l’identità del richiedente.
L’istanza può essere presentata fino a quando la pubblica amministrazione ha l’obbligo di detenere i documenti amministrativi ai quali si chiede di accedere.
L’istanza può essere di due tipologie, a seconda delle peculiarità del caso concreto:
- qualora, in base alla natura del documento richiesto non risulti l’esistenza di controinteressati (soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall’esercizio del diritto di accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza), l’accesso è informale: può essere esercitato mediante richiesta, anche verbale, all’ufficio dell’amministrazione, che esamina immediatamente e senza formalità la richiesta e la accoglie mediante esibizione del documento, estrazione di copie, ovvero altra modalità idonea;
- qualora, invece, risulti, alla stregua delle informazioni esistenti, l'esistenza di controinteressati ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse ovvero sull'accessibilità del documento, l’accesso è formale: l’istante dovrà formalizzare l’istanza utilizzando l'apposito modulo (chiamato “Richiesta di accesso agli atti”) da presentare all'ufficio che detiene l'atto o allo Sportello Unico Servizi.
A seguito della domanda di accesso, si aprono quattro possibili scenari:
- l’amministrazione accoglie l’istanza: in questo caso il privato può esercitare il diritto di accesso mediante esame gratuito ed estrazione di copia del documento, quest’ultima subordinata al rimborso del costo di riproduzione; l’esame è effettuato direttamente dal richiedente o da persona da lui incaricata. L’amministrazione può anche accogliere parzialmente l’istanza, limitando la portata dell’accesso solo ad alcune parti del documento: in questo caso deve espressamente motivare la propria scelta;
- l’amministrazione differisce l’accesso: in questo caso l’amministrazione deve motivare le ragioni per cui ritiene opportuno differire l’accesso. La legge prevede, inoltre, che l’accesso non può essere negato laddove sia sufficiente fare ricorso al potere di differimento;
- l’amministrazione nega l’accesso: il rifiuto può avvenire quando siano carenti i requisiti di legittimazione del richiedente e di relativa motivazione o quando gli atti richiesti siano sottratti all’accesso; in tal caso c’è un obbligo di motivazione;
- l’amministrazione rimane inerte: ai sensi dell’art. 25 co. 4 l. 241/1990, trascorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta questa si intende respinta (c.d. “silenzio-rigetto”).
Contro il diniego o il differimento dell’accesso, il richiedente può presentare un ricorso giurisdizionale al giudice competente o un ricorso amministrativo al difensore civico (per gli atti degli enti territoriali) o alla Commissione nazionale per l’accesso (per gli atti delle amministrazioni statali).
Il ricorso deve essere notificato agli eventuali controinteressati e deve essere presentato nel termine di trenta giorni dalla piena conoscenza del provvedimento impugnato o dalla formazione del silenzio rigetto sulla richiesta d'accesso. Nel termine di quindici giorni dall'avvenuta comunicazione i controinteressati possono presentare le loro controdeduzioni.
Editor: dott.ssa Elena Pullano
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L'agere publicum avviene sempre in conformità al dettato normativo (e nel rispetto dei noti canoni di imparizalità e buon andamento ex art. 97, c 2 Cost.), tanto è vero che la stessa P.A. non può che agire per il perseguimento di fini fissati dalla Legge a tutela di interessi collettivi. 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La disciplina è contenuta a livello sistematico negli artt. 1027 e ss. c.c., che infatti distinguono almeno due tipi di servitù prediali (da praedium in latino ossia "terreno"): le servitù coattive o legali e le servitù volontarie.Le prime, come è facile intuire, si costituiscono in virtù di un'espressa previsione normativa, come accade per le servitù di elettrodotto o acquedotto e scarico coattivo, ovvero ancora per le servitù di passaggio coattivo di cui agli artt. 1051 e ss. c.c.; al contrario, le cosiddette servitù volontarie si costituiscono per contratto o per testamento e sono da distinguere rispetto ad un terzo modo di costituzione, ossia per destinazione del padre di famiglia, che, insieme a quella per usucapione, rientrano nell'ambito di previsione di cui agli artt. 1061 e 1062 c.c.Ai fini della nostra indagine, a ben vedere, ciò che è opportuno porre in evidenza è la nozione di utilità rinvenibile all'art. 1028 c.c., intesa quale maggiore comodità o amenità che può derivare al fondo dominante.Invero, alla nozione succitata è stata offerta dalla giurisprudenza di legittimità una lettura pressoché estensiva, tanto da ricomprendere qualsivoglia forma di utilitas, purché a carattere reale.Da questo principio si può facilmente giungere ad una soluzione negativa, in ordine all'ammissibilità delle servitù di parcheggio, aventi ad oggetto appunto il diritto del proprietario del fondo dominante di fruire dello spazio riservato al parcheggio delle proprie vetture sulla area del fondo servente.Infatti, la caratteristica fondamentale delle servitù è il loro carattere reale, unitamente all'inerenza dell'utilità al fondo dominante. La realitas, anche definita "predialità", è dunque imprescindibile per la valida costituzione del diritto di servitù, ragion per cui il proprietario del fondo dominante può ricevere un vantaggio esclusivamente attraverso il proprio bene e non già per uno scopo per così dire egoistico o per un utilità personale.Quanto detto, che trova riscontro altresì nella giurisprudenza di legittimità più recente (ex multis Cass. civile, sez. II, 06/11/2014, n. 23708, nonchè Cass. civile, sez. 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L’uso diffuso di strumenti digitali e social network ha trasformato profondamente la gestione della vita privata, anche per i soggetti più giovani. Ciò che viene pubblicato online o condiviso tramite applicazioni di messaggistica rischia di sfuggire al controllo dei genitori e, soprattutto, può essere riutilizzato per scopi impropri o illeciti. Tale rischio è amplificato nel caso dei minori, la cui identità digitale può essere definita e condizionata già dai primi anni di vita attraverso la diffusione di immagini o informazioni personali.Quali sono i rischi connessi allo “sharenting”, ovverosia alla condivisione e pubblicazione di materiale video-fotografico dei propri figli sui social network? Secondo il Garante per la protezione dei dati personali e studi recenti:Perdita di controllo dei dati: le immagini pubblicate sui social possono essere salvate e depositate su dispositivi personali di pedofili o di chi commercia materiale illecito sul dark web. È estremamente difficile stimare il numero di immagini di bambini presenti sul dark web dopo essere state pubblicate sulle piattaforme social.Rischi per la reputazione futura: la diffusione di immagini contribuisce alla costruzione dell’identità digitale del minore, che in futuro potrebbe non approvare l’immagine pubblicata.Esposizione a sistemi di intelligenza artificiale: pubblicare foto dei figli su piattaforme pubbliche espone i dati biometrici e le immagini dei minori a un uso improprio da parte di sistemi di riconoscimento facciale sempre più sofisticati. Ciò potrebbe tradursi in contenziosi legali futuri, con richieste risarcitorie da parte dei figli verso i genitori.Violazioni della privacy e sicurezza digitale: le immagini condivise contengono spesso informazioni aggiuntive, come i dati di geolocalizzazione, e la condivisione pubblica può esporre i minori a rischi di pedopornografia.Diffusione involontaria: anche contenuti condivisi in chat private possono uscire dal contesto riservato, compromettendo la riservatezza del minore.Secondo uno studio europeo, ogni anno i genitori condividono online in media 300 foto dei propri figli, e prima del quinto compleanno ne hanno già condivise quasi 1.000. Le piattaforme più utilizzate sono Facebook (54%), Instagram (16%) e Twitter (12%). 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Le piattaforme social diventano così terreno fertile, poiché molti genitori condividono inconsapevolmente le foto dei propri figli, facilitando l’accesso a utenti malintenzionati.Il Garante ha elaborato una serie di raccomandazioni volte a limitare i rischi legati allo sharenting: rendere irriconoscibile il volto del minore mediante strumenti grafici o emoticon;limitare le impostazioni di visibilità dei contenuti sui social network;evitare la creazione di account social dedicati ai minori;leggere e comprendere le informative sulla privacy delle piattaforme utilizzate;prestare attenzione anche ai contenuti condivisi tramite chat private, che possono facilmente uscire dal contesto riservato.In Italia, lo sharenting è regolato dal Garante per la protezione dei dati personali, che con la campagna “La sua privacy vale più di un like” ha sottolineato come ogni immagine contribuisca a definire l’identità digitale del minore. 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L’uso consapevole degli strumenti digitali in ambito familiare è fondamentale per garantire la tutela dell’interesse superiore del minore anche nella sua dimensione digitale. La responsabilità genitoriale si estende oggi alla gestione dell’identità online dei figli, richiedendo attenzione ai rischi, rispetto delle normative vigenti e adozione di pratiche prudenziali per salvaguardare la reputazione, la sicurezza e la privacy dei minori.
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